531 532 122 biuro@aidemart.pl

Od kiedy mała firma musi wystawiać faktury w KSeF i w jakim programie

Od 1 kwietnia 2026 r. każda firma, która wystawia faktury innym firmom, musi robić to w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF); najmniejsze firmy, u których takie faktury nie przekraczają 10 000 zł z VAT w miesiącu, mogą wystawiać je poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Wystawiać można bezpłatnie w aplikacjach Ministerstwa Finansów albo w programie połączonym z KSeF, na przykład w Comarch Betterfly lub Comarch ERP Optima. Program ma sens wtedy, gdy faktury mają same trafiać do księgowości, magazynu i rozrachunków, zamiast być przepisywane.

Zapytaj, od czego zacząć Policz koszt Optimy

Wolisz porozmawiać? 531 532 122

Pracownica magazynu trzyma tablet z ikoną pliku XML, czyli faktury ustrukturyzowanej z KSeF
W KSeF wiążąca jest faktura w formacie XML, a PDF jest tylko jej wizualizacją. Grafika: Comarch.

Terminy, które dotyczą małej firmy

Według Ministerstwa Finansów (ksef.podatki.gov.pl, stan na 13.11.2026) KSeF wchodził etapami, a dla małej firmy liczą się cztery daty.

  • 1 lutego 2026 r. Od tego dnia każda firma odbiera faktury zakupu przez KSeF, niezależnie od wielkości. Faktury od dostawców są w systemie, nawet jeśli Ty jeszcze nie wystawiasz w nim swoich.
  • 1 kwietnia 2026 r. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął wszystkie pozostałe firmy, czynnych i zwolnionych podatników VAT, także jednoosobowe działalności. Forma prawna nie ma znaczenia.
  • 31 grudnia 2026 r. Koniec okresu przejściowego. Do tego dnia można wystawiać faktury poza KSeF, jeśli w miesiącu suma sprzedaży z VAT na fakturach, które trzeba wystawiać w KSeF, nie przekracza 10 000 zł. Do tego dnia poza KSeF mogą też zostać faktury z kas rejestrujących i paragony z NIP do 450 zł.
  • 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich, także najmniejsze firmy. Od tej daty przy płatności przelewem za fakturę z KSeF podaje się co do zasady jej numer KSeF. Według obecnych przepisów od tego dnia mogą być też nakładane kary za błędy w KSeF. 6 listopada 2026 r. Sejm uchwalił ustawę, która przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r.; stan na 13.11.2026: ustawa jest w Senacie, bez podpisu Prezydenta i bez ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, więc do jej wejścia w życie obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r.

Przy limicie 10 000 zł łatwo się pomylić. Liczą się tylko faktury, które firma ma obowiązek wystawić w KSeF, czyli przede wszystkim faktury dla innych firm. Do limitu nie wlicza się faktur dla klientów indywidualnych, faktur wystawionych z kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł. Fakturę przypisuje się do miesiąca według daty wystawienia. Gdy limit zostanie przekroczony, w KSeF wystawia się fakturę, która go przekroczyła, i wszystkie kolejne, nawet jeśli w następnym miesiącu sprzedaż spadnie.

Cały harmonogram z przykładami opisaliśmy we wpisie Kto i od kiedy wystawia faktury w KSeF.

Faktury od dostawców są w KSeF już teraz

Tę część zmiany łatwo przeoczyć. Dostawca, który wystawił fakturę w KSeF, nie musi jej już wysyłać mailem, a KSeF sam nie powiadamia o nowych fakturach. Ktoś w firmie albo program musi je regularnie pobierać. Jeśli księgowość prowadzi biuro rachunkowe, najprościej nadać uprawnienia całemu biuru, z prawem przekazania ich pracownikom: wtedy biuro samo pobiera faktury z KSeF i samo wskazuje osoby, które się tym zajmują.

Grafika Krajowego Systemu e-Faktur: mapa Polski z ikonami handlu, usług, produkcji, transportu i administracji połączonymi z KSeF
KSeF obejmuje wszystkie branże: faktury od dostawców trafiają do jednego systemu. Grafika: Comarch.

Bezpłatne narzędzia Ministerstwa Finansów

Do wystawiania faktur w KSeF nie trzeba kupować programu. Ministerstwo Finansów udostępnia trzy bezpłatne drogi.

  • Aplikacja Podatnika KSeF w przeglądarce. Wystawianie, odbieranie i przeglądanie faktur i korekt, pobieranie ich w XML albo PDF, potwierdzenia odbioru (UPO), uprawnienia dla pracowników i biura, wnioski o certyfikaty KSeF.
  • Aplikacja Mobilna KSeF na telefon. Wystawianie i odbieranie faktur, kartoteka nabywców i rachunków bankowych, także wystawianie faktur bez dostępu do internetu, z późniejszym wysłaniem do KSeF.
  • e-mikrofirma w e-Urzędzie Skarbowym. Wystawianie i odbieranie faktur w KSeF z przeniesieniem ich do ewidencji VAT, bez przepisywania.

Przy kilku fakturach miesięcznie, bez magazynu i z biurem rachunkowym, które samo pobiera dokumenty z KSeF, to często wystarcza. Granica pojawia się wtedy, gdy faktura ma uruchomić coś dalej: zdjąć towar ze stanu, utworzyć należność do pilnowania, trafić do księgi albo do raportu sprzedaży. Aplikacje ministerstwa tego nie zrobią, więc te dane i tak ktoś przepisuje, tylko w innym miejscu.

Kiedy program ma więcej sensu niż aplikacja

Wybór zależy od tego, co faktura ma robić w firmie po wystawieniu, nie od samego KSeF. Oba programy Comarch, które wdrażamy, współpracują z KSeF.

Comarch Betterfly to program w przeglądarce dla jednoosobowej działalności i mikrofirmy: faktury zgodne z KSeF, faktury cykliczne, przypomnienia o płatnościach, uproszczona księgowość (KPiR, ryczałt), prosty magazyn i aplikacja na telefon. Biuro rachunkowe może pracować na tych samych danych. Więcej na stronie Comarch Betterfly.

Comarch ERP Optima wybierają firmy, w których obok faktur jest magazyn, kadry, kilka osób w programie albo pełna księgowość. Mechanizm KSeF jest wbudowany w program. W subskrypcji i w Chmurze komunikacja z KSeF jest według Comarch bez opłat do końca 2026 r., a od 2027 r. jej koszt zależy od liczby dokumentów (od 15 zł netto miesięcznie). Na start w Chmurze Standard jest Pakiet Mała Firma: Faktury, Kasa/Bank Plus i Księga Podatkowa za 70 zł netto miesięcznie (cennik Comarch od 1.10.2026, tylko przy pierwszym zakupie). Inne zestawy policzysz w kreatorze kosztu.

Nasza rada: jeśli dziś wystawiasz kilka faktur miesięcznie i nie masz magazynu, zacznij od aplikacji ministerstwa i nie kupuj programu na zapas. Jeśli faktury i stany magazynu rozjeżdżają się w arkuszu, KSeF jest dobrym momentem, żeby połączyć je w jednym programie.

Od czego zacząć w tym tygodniu

  • Policz faktury dla firm z ostatnich miesięcy. Tylko te, które trzeba wystawiać w KSeF, z VAT. Ta liczba mówi, czy masz czas do końca 2026 r., czy obowiązek już Cię dotyczy.
  • Ustaw dostęp do KSeF. Logowanie wymaga Profilu Zaufanego, podpisu albo pieczęci kwalifikowanej, tokenu albo certyfikatu KSeF. Aplikacja Podatnika obsługuje tokeny do 31 grudnia 2026 r., dlatego przy nowym dostępie od razu ustawiamy certyfikat KSeF.
  • Nadaj uprawnienia. Pracownikom, którzy wystawiają faktury, i biuru rachunkowemu, jeśli ono pobiera Twoje faktury zakupu.
  • Przygotuj się na brak internetu. Fakturę wystawioną bez połączenia z KSeF trzeba dosłać najpóźniej następnego dnia roboczego. Faktura przekazana klientowi poza systemem musi mieć dwa kody QR, a do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF wygenerowany wcześniej. Więcej we wpisie o trybie awaryjnym i offline24.
  • Wybierz narzędzie i wystaw pierwszą fakturę. Jak to wygląda w Optimie, pokazujemy w poradniku KSeF w Comarch ERP Optima krok po kroku.

Masz już Optimę i chcesz sprawdzić, czy faktury, korekty i pobieranie zakupów działają poprawnie? To robimy w ramach przeglądu opisanego na stronie KSeF w Comarch ERP Optima.

Pytania małych firm o KSeF

Od kiedy mała firma musi wystawiać faktury w KSeF?

Od 1 kwietnia 2026 r., jeśli w miesiącu wystawia innym firmom faktury o łącznej wartości ponad 10 000 zł z VAT. Firmy poniżej tego limitu mogą wystawiać faktury poza KSeF do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. KSeF obowiązuje wszystkich. Odbieranie faktur przez KSeF obowiązuje każdą firmę od 1 lutego 2026 r.

Czy do limitu 10 000 zł liczę całą sprzedaż firmy?

Nie. Liczą się tylko faktury, które trzeba wystawić w KSeF, z VAT, według daty wystawienia. Do limitu nie wlicza się faktur dla klientów indywidualnych, faktur z kasy rejestrującej ani paragonów z NIP do 450 zł. Po przekroczeniu limitu wszystkie kolejne faktury wystawia się w KSeF.

Czy muszę kupić program, żeby wystawiać faktury w KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatnie Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF i e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym. Program jest potrzebny wtedy, gdy faktury mają trafiać dalej: do magazynu, rozrachunków, księgowości albo raportów, bez przepisywania.

Czy faktury dla klientów indywidualnych też idą do KSeF?

Nie muszą. Faktury dla osób, które nie prowadzą działalności, nie są objęte obowiązkiem KSeF. Można je wystawiać w KSeF dobrowolnie, a klientowi przekazuje się je w uzgodniony sposób, na przykład jako PDF.

Co zrobić, gdy nie ma internetu albo KSeF nie działa?

Fakturę można wystawić poza systemem i dosłać do KSeF: w trybie offline24 najpóźniej następnego dnia roboczego, przy przerwie serwisowej następnego dnia roboczego po jej zakończeniu, przy ogłoszonej awarii w ciągu 7 dni roboczych. Faktura przekazana klientowi przed wysłaniem do KSeF ma dwa kody QR; do drugiego potrzebny jest certyfikat KSeF.

Od kiedy grożą kary za błędy w KSeF?

Według obecnych przepisów od 1 stycznia 2027 r. 6 listopada 2026 r. Sejm uchwalił ustawę, która przesuwa kary na 1 stycznia 2028 r. Stan na 13.11.2026: ustawa jest w Senacie, bez podpisu Prezydenta i bez ogłoszenia w Dzienniku Ustaw, więc do jej wejścia w życie obowiązuje termin 1 stycznia 2027 r. Odroczenie kar nie przesuwa samego obowiązku korzystania z KSeF.

Gdzie przeczytasz więcej

Terminy i zasady KSeF według ksef.podatki.gov.pl (Ministerstwo Finansów), stan na 13.11.2026; termin kar według ustawy uchwalonej przez Sejm 6.11.2026 (druk nr 3245), stan na 13.11.2026: w Senacie, przed podpisem Prezydenta i ogłoszeniem w Dzienniku Ustaw. Cena z cennika Comarch obowiązującego od 1.10.2026. Cennik producenta nie stanowi oferty handlowej; wiążąca jest wycena Aidem Art.

Napisz, jak dziś wystawiasz faktury

Napisz, ile faktur dla firm wystawiasz miesięcznie, w czym (arkusz, program, aplikacja) i czy księgowość prowadzi biuro rachunkowe. Odpowiemy, czy wystarczy bezpłatna aplikacja, czy program, i od czego zacząć.