Obowiązkowy KSeF nie oznacza, że firma zostaje bez możliwości wystawienia
faktury w chwili, gdy internet akurat szwankuje albo sam system
Ministerstwa Finansów ma przerwę techniczną. Ustawodawca przewidział
cztery różne tryby szczególne na takie sytuacje — każdy z innymi
zasadami i innym terminem na dosłanie faktury do KSeF. Ten poradnik
tłumaczy, czym się różnią i kiedy który zastosować.
Dlaczego w ogóle istnieją tryby szczególne
KSeF działa na zasadzie: faktura prawnie istnieje w obrocie dopiero po
otrzymaniu numeru KSeF od systemu Ministerstwa Finansów. Gdyby nie było
żadnego wyjątku, każda przerwa w internecie u przedsiębiorcy albo każda
awaria samego KSeF całkowicie blokowałaby możliwość wystawiania faktur w
firmie. Dlatego przepisy (art. 106nda ustawy o VAT) przewidują cztery
tryby, w których fakturę można wystawić poza bieżącym połączeniem z
systemem, a dosłać ją później.
Tryb offline24 — kiedy sam decydujesz, że wystawiasz poza KSeF
To najbardziej elastyczny z czterech trybów, bo nie wymaga żadnej
ogłoszonej awarii — z offline24 może skorzystać każdy podatnik, kiedy
tylko uzna to za wygodne: brak internetu w danym momencie, wolno
działający interfejs po jego stronie, albo po prostu wybór, żeby
wystawiać faktury lokalnie i wysyłać je zbiorczo.
Jak to działa:
- Wystawiasz fakturę elektronicznie w strukturze FA(3), tak jak zwykle
w swoim programie — ale bez natychmiastowego wysłania jej do KSeF. - Fakturę możesz od razu przekazać kontrahentowi (np. mailem albo w
formie wydruku). - Najpóźniej następnego dnia roboczego po wystawieniu musisz
przesłać fakturę do KSeF, żeby otrzymała numer KSeF.
Jeśli w międzyczasie akurat trwa ogłoszona awaria KSeF, termin wydłuża
się do 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
Oznaczenie faktury: dokument przekazywany kontrahentowi poza KSeF w
trybie offline24 musi mieć dwa kody QR — pierwszy (oznaczony „OFFLINE")
umożliwiający dostęp i weryfikację danych faktury, drugi (oznaczony
„CERTYFIKAT") potwierdzający tożsamość wystawcy na podstawie wcześniej
pobranego certyfikatu KSeF.
Tryb offline — zaplanowana niedostępność systemu
Tryb offline stosuje się, gdy Ministerstwo Finansów z góry ogłasza
w Biuletynie Informacji Publicznej planowaną przerwę techniczną w
działaniu KSeF (np. planowaną konserwację systemu).
Jak to działa: identycznie jak w offline24 pod względem wystawienia
dokumentu (struktura FA(3), te same dwa kody QR), ale termin na dosłanie
faktury liczy się inaczej — najpóźniej następnego dnia roboczego po
zakończeniu okresu niedostępności ogłoszonego przez Ministerstwo, a
nie po dniu wystawienia faktury.
Tryb awaryjny (awaria KSeF) — nieplanowana usterka systemu
Ten tryb ma zastosowanie, gdy KSeF przestaje działać niespodziewanie,
a Ministerstwo Finansów ogłasza tę awarię w BIP oraz w oprogramowaniu
interfejsowym (czyli informacja pojawia się też w programach takich jak
Comarch ERP Optima).
Jak to działa: fakturę wystawiasz zgodnie ze strukturą FA(3) i
dostarczasz kontrahentowi w sposób wcześniej z nim uzgodniony (np. mail,
wydruk). Na dosłanie faktury do KSeF masz 7 dni roboczych od dnia
zakończenia awarii — to najdłuższy termin spośród trybów wymagających
ostatecznego dosłania dokumentu do systemu. Jeśli w tym okresie zdarzy
się kolejna awaria, termin liczy się od nowa.
Co ważne: w tym trybie to data faktycznego dostarczenia faktury
kontrahentowi (a nie moment nadania numeru KSeF) liczy się jako
formalna data wystawienia — inaczej niż w standardowym obiegu przez
KSeF.
Awaria całkowita — wyjątkowa sytuacja bez obowiązku KSeF
To tryb na sytuacje nadzwyczajne (np. zagrożenie ciągłości
funkcjonowania infrastruktury krytycznej), ogłaszany w mediach
publicznych, a nie tylko w BIP.
Jak to działa: w tym trybie można wystawić fakturę papierową albo
elektroniczną bez żadnego wymogu formatu FA(3) — i nie trzeba jej w
ogóle dosyłać do KSeF po ustaniu awarii. To jedyny z czterech trybów,
w którym dokument całkowicie omija system, także po fakcie. Faktura
wystawiona w tym trybie i przekazana kontrahentowi poza KSeF nie wymaga
też kodów QR.
Szybkie porównanie czterech trybów
| Tryb | Kiedy stosować | Termin dosłania do KSeF | Kody QR |
|---|---|---|---|
| Offline24 | Własna decyzja (brak internetu, wygoda) | do następnego dnia roboczego | tak (OFFLINE + CERTYFIKAT) |
| Offline | Zaplanowana przerwa ogłoszona w BIP | do następnego dnia roboczego po zakończeniu przerwy | tak |
| Awaria KSeF | Nieplanowana awaria ogłoszona w BIP i w programach | do 7 dni roboczych od końca awarii | tak |
| Awaria całkowita | Ogłoszenie w mediach — sytuacja nadzwyczajna | brak obowiązku dosłania | nie |
Co to oznacza w praktyce dla użytkownika Comarch ERP Optima
Optima obsługuje tryby offline24, offline i awarię KSeF bezpośrednio z
poziomu programu — informacja o ogłoszonej awarii systemu pojawia się w
interfejsie, a program pilnuje generowania właściwych kodów QR na
fakturze przekazywanej kontrahentowi poza bieżącym połączeniem z KSeF.
W praktyce dla firmy najważniejsze jest jedno: zapamiętać, że wystawienie
faktury w trybie szczególnym to nie koniec sprawy — dokument trzeba
jeszcze dosłać do KSeF w wyznaczonym terminie, żeby formalnie otrzymał
numer KSeF (poza trybem awarii całkowitej, gdzie taki obowiązek w ogóle
nie występuje).
Podsumowanie
Cztery tryby szczególne KSeF — offline24, offline, awaria i awaria
całkowita — różnią się głównie tym, kto decyduje o ich zastosowaniu
(przedsiębiorca sam, czy Ministerstwo Finansów) i ile czasu jest na
dosłanie faktury do systemu. Dla codziennej pracy najważniejszy jest
offline24, bo z niego można skorzystać zawsze, bez czekania na żadne
ogłoszenie — to on realnie ratuje sytuację, gdy akurat nie ma internetu
albo interfejs działa wolno.
Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja firma jest przygotowana na te
sytuacje — a nie dowiaduje się o zasadach dopiero w dniu awarii —
pomagamy skonfigurować i przetestować obsługę trybów szczególnych w
Comarch ERP Optima. Skontaktuj się z nami przez formularz
kontaktowy albo telefonicznie.
