531 532 122 biuro@aidemart.pl

Comarch BPM: obieg dokumentów

Aidem Art · Autoryzowany Partner Comarch

Comarch BPM: obieg dokumentów, w którym faktura nie leży na biurku

Faktura kosztowa przychodzi mailem, trafia do osoby, która ją zamawiała, wraca zaakceptowana i dopiero wtedy idzie do księgowości. Wszystko w programie, z datą, nazwiskiem i komentarzem. Tak działa Comarch BPM (dawniej Comarch DMS) z Comarch ERP Optima. Wdrażamy go zdalnie w całej Polsce.

Zapytaj o wdrożenie BPMZobacz, jak to działa

Co robi Comarch BPM

Comarch BPM to elektroniczny obieg dokumentów i spraw dla firm pracujących na Comarch ERP Optima. Dokument wchodzi do systemu (ze skanu, z maila, z KSeF), przechodzi zdefiniowaną ścieżkę akceptacji i na końcu ląduje w Optimie jako zapis księgowy, zamówienie albo wniosek. Producent do 2024 roku sprzedawał ten produkt pod nazwą Comarch DMS. Zmieniła się nazwa i zakres, sens został ten sam: dokument nie czeka na czyimś biurku, tylko w kolejce z terminem.

  • Obieg faktur kosztowych
  • Wnioski i akceptacje
  • Aplikacja mobilna
  • Eskalacje
  • Historia spraw
  • OCR i KSeF
  • Repozytorium dokumentów
  • Raporty
  • Robotyzacja
Lista dokumentów w obiegu Comarch BPM na monitorze: faktury i sprawy z kontrahentem, numerem i etapem akceptacji
W Comarch BPM każdy dokument ma swoje miejsce w kolejce: widać, na jakim jest etapie i kto ma go zaakceptować. Grafika: Comarch.

Jak to wygląda na co dzień

Przykład, który widzimy najczęściej. Firma handlowa, trzydzieści faktur kosztowych tygodniowo. Do tej pory: skan na skrzynkę księgowej, wydruk, karteczka „kto to zamawiał?”, trzy dni szukania, na końcu faktura zaksięgowana po terminie i przelew wysłany z odsetkami.

  1. Faktura wchodzi samaFaktura z maila trafia do systemu. Comarch OCR odczytuje kontrahenta, kwoty i numer.
  2. BPM kieruje sprawęProgram sprawdza w Optimie, czy jest zamówienie, i kieruje dokument do kierownika działu, który je złożył.
  3. Akceptacja z telefonuKierownik dostaje powiadomienie i klika akceptację między spotkaniami.
  4. Księgowa ma kompletDokument przychodzi już opisany, z historią decyzji. Brak reakcji w terminie przekazuje sprawę wyżej.

BPM nie sprawi, że ludzie zaczną akceptować szybciej. Pokaże za to czarno na białym, u kogo faktura leży jedenasty dzień. W praktyce to wystarcza.

Co jest w środku

🔀

Obieg dokumentów i spraw

  • ścieżki akceptacji z regułami: kwota powyżej progu wymaga drugiego podpisu,
  • koszt działu idzie do jego kierownika, umowa do prawnika,
  • procesy wielostopniowe, równoległe albo warunkowe.
🧩

Konfigurator bez programowania

  • ścieżkę rysuje się metodą przeciągnij i upuść,
  • gdy zmienia się struktura firmy, poprawkę robi administrator, nie wdrożeniowiec.
📱

Praca z czterech miejsc

  • aplikacja na komputerze, przeglądarka, iOS i Android,
  • akceptacja z telefonu w podróży to najczęściej używana funkcja u naszych klientów.
⏰

Powiadomienia i eskalacje

  • mail albo powiadomienie mobilne o nowym zadaniu,
  • definiowany czas na reakcję,
  • automatyczne przekazanie wyżej po terminie.
🗂️

Historia każdej sprawy

  • kto, kiedy i jaką decyzję podjął,
  • co dopisał w komentarzu,
  • komplet przy kontroli albo sporze z dostawcą.
🧾

OCR, KSeF i Optima

  • dane z faktury wchodzą do obiegu bez przepisywania (Comarch OCR),
  • faktury z KSeF pobierane są wprost,
  • kontrahenci, kategorie i rejestry VAT są jedne: BPM ich nie kopiuje, tylko na nich pracuje.
📊

Raporty

  • ile spraw czeka i gdzie się zatrzymują,
  • jak długo trwa akceptacja w każdym dziale,
  • standardowe zestawienia plus kreator własnych.
🤖

Robotyzacja

  • powtarzalne kroki (założenie sprawy, uzupełnienie pól, przekazanie dalej) program wykonuje sam według scenariusza.
🗄️

Wariant z Repozytorium

  • archiwum także dla dokumentów spoza obiegu: umowy, polisy, pisma z urzędu,
  • atrybuty, wyszukiwarka, wersje, uprawnienia do teczek,
  • dla firm, które mają więcej dokumentów „do przechowania” niż „do zaakceptowania”.
Okno importu typu obiegu w Comarch BPM z gotowym przykładem Korespondencja Przychodząca, z etapami rejestracji i opisu
Gotowe przykłady obiegów, np. korespondencji przychodzącej, skracają start: importujesz wzór i dopasowujesz go do firmy. Grafika: Comarch.
Uwaga na dwie podobne nazwy. W samej Optimie jest moduł „Obieg Dokumentów”: prosta biblioteka dokumentów z podstawową akceptacją, dobra dla firmy, w której wszystko zatwierdza jedna osoba. Comarch BPM to osobny produkt z konfigurowalnymi procesami, aplikacją mobilną i raportami. Jeśli nie wiesz, którego potrzebujesz, zacznij od mniejszego. Przejście na BPM zawsze jest możliwe.

Ile to kosztuje

Comarch BPM jest dostępny w subskrypcji oraz w Chmurze Standard i Enterprise, w wariancie podstawowym albo z Repozytorium. Cena zależy od formy licencji i liczby stanowisk, czyli osób, które zakładają sprawy albo je akceptują. Policzymy ją razem z resztą licencji Optimy i przygotujemy wycenę dla Twojej firmy.

Poproś o wycenę

Gdzie stawiamy granicę

Nie wdrażamy BPM w firmie, w której wszystkie faktury akceptuje jedna osoba i robi to tego samego dnia. Obieg dołożyłby kliknięć, zamiast je oszczędzać. Radzimy wtedy moduł Obieg Dokumentów albo dobrze ustawioną skrzynkę i Comarch OCR. Wracamy do rozmowy o BPM, gdy pojawia się drugi decydent, oddział albo audytor.

Jak wdrażamy Comarch BPM

  1. Kartka, nie instalacjaSpisujemy, kto widzi dokument, kto go akceptuje, jakie pola muszą być wypełnione na którym etapie i co się dzieje, gdy ktoś jest na urlopie.
  2. KonfiguracjaUstawiamy ścieżki akceptacji, łączymy BPM z Optimą i podpinamy Comarch OCR.
  3. Szkolenie na Waszych dokumentachUczymy zespół na realnych fakturach i wnioskach, nie na przykładach z folderu.
  4. Pierwszy miesiąc razemWtedy wychodzą wyjątki, których nikt nie przewidział na kartce. Potem zostajemy w stałej opiece.

Wolimy jeden proces, który naprawdę działa, niż pięć narysowanych na zapas. Drugi i trzeci dokładamy, gdy pierwszy się przyjmie.

Najczęstsze pytania

Czy Comarch BPM to to samo co Comarch DMS?

Tak, to ta sama linia produktu. Comarch zmienił nazwę z DMS na BPM, żeby podkreślić, że narzędzie obsługuje całe procesy, nie tylko dokumenty. Klienci z DMS przechodzą na BPM w ramach aktualizacji.

Czy da się akceptować faktury z telefonu?

Tak. Comarch BPM ma aplikacje na iOS i Android oraz wersję w przeglądarce. Powiadomienie o nowej sprawie przychodzi na telefon, a decyzję podejmuje się jednym kliknięciem.

Czy BPM czyta faktury automatycznie?

Czyta je usługa Comarch OCR, z którą BPM współpracuje. Dane z faktury (kontrahent, numer, kwoty, terminy) trafiają do sprawy bez przepisywania, a faktury z Krajowego Systemu e-Faktur pobierane są bezpośrednio. Pakiet OCR kupuje się osobno, według liczby stron miesięcznie.

Ile trwa wdrożenie?

Prosty obieg faktur kosztowych w firmie z jednym oddziałem uruchamiamy w dwa do trzech tygodni, licząc od spotkania, na którym spisujemy ścieżkę akceptacji. Obieg wielooddziałowy z Repozytorium i kilkoma typami dokumentów to zwykle sześć do ośmiu tygodni. Czas zależy głównie od tego, jak szybko ustalicie u siebie, kto co akceptuje.

Czy wdrażacie poza Poznaniem?

Tak. Wdrożenia i opiekę prowadzimy zdalnie dla firm z całej Polski. Poznań to nasza siedziba.

Opis funkcji na podstawie materiałów producenta (stan na 22.10.2026). Zakres funkcji zależy od wersji i wybranego wariantu licencji.

Porozmawiajmy o obiegu dokumentów w Twojej firmie

Napisz, ile faktur kosztowych miesięcznie przechodzi przez firmę i kto je akceptuje. Pokażemy Comarch BPM na Twoich procesach i przygotujemy wycenę.