Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur wchodzi w życie etapami, a nie
jednego dnia dla wszystkich. Część firm w Polsce ma obowiązek wystawiania
faktur w KSeF już dziś, część dołączy dopiero od 1 stycznia 2027 roku, a
niektóre rodzaje faktur są z obowiązku wyłączone na stałe. Ten wpis
porządkuje cały harmonogram — sprawdź, w którym momencie jest Twoja
firma.

Trzy etapy obowiązkowego KSeF

1 lutego 2026 — duzi podatnicy

Od tej daty obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął dużych
podatników — firmy, których wartość sprzedaży brutto w 2024 roku
przekroczyła 200 mln zł. Od tego samego dnia odbieranie faktur przez
KSeF stało się obowiązkowe dla wszystkich przedsiębiorców, niezależnie od
wielkości — co oznacza, że nawet mała firma, która jeszcze nie musiała
wystawiać faktur w KSeF, już wtedy musiała umieć je odbierać.

1 kwietnia 2026 — pozostali podatnicy VAT

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF objął
praktycznie wszystkich pozostałych podatników VAT — zarówno czynnych, jak
i zwolnionych z VAT — niezależnie od wysokości przychodów, z wyjątkiem
najmniejszych podatników opisanych w kolejnym etapie. Jeśli Twoja
firma nie mieściła się w progu zwolnienia (patrz niżej), od tej daty
wystawianie faktur poza KSeF nie jest już możliwe.

1 stycznia 2027 — najmniejsi podatnicy „cyfrowo wykluczeni"

Ostatni etap obejmuje najmniejszych przedsiębiorców, którzy do końca
2026 roku mogą jeszcze wystawiać faktury poza KSeF — w formie papierowej
lub elektronicznej, tak jak dotychczas.

Kto dokładnie mieści się w zwolnieniu do końca 2026 roku

Zwolnienie na ostatni etap (do 31 grudnia 2026 r.) dotyczy podatników,
u których łączna wartość sprzedaży brutto w danym miesiącu nie
przekracza 10 000 zł. To próg miesięczny, nie roczny — jeśli firma w
jednym miesiącu przekroczy 10 000 zł sprzedaży brutto, od tego momentu
musi już wystawiać wszystkie kolejne faktury w KSeF, nawet jeśli w
kolejnych miesiącach sprzedaż ponownie spadnie poniżej progu.

Faktury uproszczone do 450 zł nie wliczają się do progu 10 000 zł.
Chodzi o dokumenty do 450 zł wystawiane przy użyciu kas rejestrujących i
traktowane jako faktury uproszczone — ich wartość nie jest wliczana do
miesięcznego limitu, co w praktyce daje mikrofirmom pracującym głównie
na paragonach nieco więcej przestrzeni przed wejściem w obowiązek KSeF.

Faktury, które nie trafiają do KSeF wcale

Niezależnie od etapu wdrożenia, część dokumentów pozostaje poza
systemem na stałe:

• Faktury dla konsumentów (B2C) — wystawiane osobom fizycznym
  nieprowadzącym działalności gospodarczej. Obowiązek KSeF dotyczy
  wyłącznie obrotu B2B (i B2G) — wystawianie faktur konsumenckich w KSeF
  jest i pozostaje dobrowolne, zarówno przed, jak i po wejściu
  poszczególnych etapów obowiązku.
• Paragony fiskalne niepełniące funkcji faktury uproszczonej — same
  paragony z kasy rejestrującej nie są dokumentem podlegającym KSeF.
• Faktury wystawione w trybie awarii całkowitej — jeśli Ministerstwo
  Finansów ogłosi w mediach awarię całkowitą systemu, dokumenty
  wystawione w tym czasie w ogóle nie trafiają do KSeF, nawet po
  ustaniu awarii (piszemy o tym szerzej we wpisie o trybach
  awaryjnych KSeF).

Osobny przypadek to faktury VAT marża — w KSeF trafiają w standardowej
strukturze FA(3), ale sama cena nabycia, kwota marży oraz stawka i kwota
VAT od marży nie są w niej ujawniane i pozostają wyłącznie w wewnętrznej
ewidencji sprzedawcy; na fakturze widnieje kwota brutto z odpowiednią
adnotacją o zastosowanej procedurze.

Praktyczna checklista — sprawdź, gdzie jest Twoja firma

• Przychód firmy w 2024 r. przekroczył 200 mln zł brutto? Obowiązek
  wystawiania faktur w KSeF trwa od 1 lutego 2026 r.
• Jesteś podatnikiem VAT (czynnym lub zwolnionym) i Twoja miesięczna
  sprzedaż brutto zwykle przekracza 10 000 zł? Obowiązek trwa od
  1 kwietnia 2026 r.
• Twoja miesięczna sprzedaż brutto zwykle nie przekracza 10 000 zł
  (z pominięciem paragonów do 450 zł uznanych za faktury uproszczone)?
  Możesz jeszcze wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r. — obowiązek
  wejdzie 1 stycznia 2027 r.
• Sprzedajesz wyłącznie konsumentom (B2C)? Obowiązek KSeF Cię nie
  dotyczy — wystawianie faktur konsumenckich w systemie pozostaje
  dobrowolne.

Co jeśli firma jest już objęta obowiązkiem, a jeszcze nie wystawia faktur w KSeF

Jeśli Twoja firma powinna już wystawiać faktury w KSeF (etap 1 lub 2
harmonogramu), a system, z którego korzystasz, nie ma jeszcze
skonfigurowanej integracji — to zaległość, którą warto nadrobić od
razu, a nie czekać na najbliższą kontrolę. Comarch ERP Optima ma
wbudowaną integrację z KSeF; opisaliśmy krok po kroku, jak skonfigurować
połączenie i wystawić pierwszą fakturę ustrukturyzowaną, w osobnym
poradniku: KSeF w Comarch ERP Optima krok po kroku.

Podsumowanie

Harmonogram KSeF ma trzy daty do zapamiętania: 1 lutego 2026 (duże
firmy), 1 kwietnia 2026 (praktycznie wszyscy pozostali podatnicy VAT)
i 1 stycznia 2027 (najmniejsze firmy, do 10 000 zł sprzedaży brutto
miesięcznie). Na sierpień 2026 r. — czyli dziś — pierwsze dwa etapy są
już w mocy, więc jeśli Twoja firma nie mieści się w progu zwolnienia dla
najmniejszych podatników, obowiązek KSeF już Cię dotyczy.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja firma już podlega obowiązkowi, albo
potrzebujesz pomocy z konfiguracją KSeF w swoim systemie księgowym —
napisz do nas przez formularz kontaktowy lub zadzwoń.
Pomożemy ustalić, gdzie dokładnie jesteście w harmonogramie i co trzeba
zrobić, żeby być gotowym na czas.