Faktur kosztowych nie trzeba przepisywać ręcznie. W Comarch ERP Optima e-faktury z KSeF pobierają się do programu same, a skany, pliki PDF i zdjęcia faktur czyta usługa Comarch OCR i zapisuje je w rejestrze VAT zakupu. Comarch BPM kieruje fakturę do akceptacji właściwej osoby, a agenci AI podpowiadają kategorię i dekret, więc księgowej zostaje sprawdzenie i zatwierdzenie.
Wolisz porozmawiać? 531 532 122
Skąd bierze się przepisywanie
Przykład, który widzimy najczęściej. Firma handlowa, trzydzieści faktur kosztowych tygodniowo. Faktura przychodzi mailem na skrzynkę księgowej, ta ją drukuje, przykleja karteczkę „kto to zamawiał?” i szuka osoby, która zatwierdzi koszt. Po trzech dniach wpisuje dane do programu ręcznie, pole po polu. Na końcu faktura jest zaksięgowana po terminie, a przelew wychodzi z odsetkami.
KSeF pomaga tylko w części tego problemu. Krajowe e-faktury przychodzą jako dane, ale obok nich są paragony, faktury od dostawców zagranicznych i dokumenty na papierze. Do tego dochodzi pytanie, kto ma koszt zaakceptować, zanim trafi do ksiąg. Dlatego rozwiązanie składa się z kilku elementów, które przekazują sobie dane bez przepisywania.
Faktury z KSeF trafiają do programu bez dotykania klawiatury
Obsługa KSeF jest wbudowana w Optimę. Program pobiera faktury zakupu przypisane do numeru NIP firmy, niezależnie od tego, w jakim programie wystawił je dostawca, i przenosi je do rejestru VAT w księgowości albo na listę faktur zakupu w module Handel. Jak ustawić KSeF dla każdej bazy i operatora i jak rozliczać jego przepustowość, opisujemy na stronie KSeF w Comarch ERP Optima.
Comarch OCR czyta to, co przychodzi na papierze i w PDF
Comarch OCR czyta skan, plik PDF albo zdjęcie faktury kosztowej i zapisuje ją w rejestrze VAT zakupu: dane kontrahenta, numer, daty wystawienia i sprzedaży, kwoty i stawki VAT, pozycje z nazwą, ilością i ceną oraz kody kreskowe. Poza fakturami usługa czyta paragony, a od wersji 2025.1 także wyciągi bankowe. Praca księgowej nie znika, tylko zmienia rodzaj: z przepisywania na kontrolę.
OCR ma swoje granice. Faktury odręczne, rachunki i dokumenty SAD nie są rozpoznawane. Usługa obsługuje waluty EUR, USD i GBP oraz dokumenty po polsku, angielsku i niemiecku. Skaner nie łączy się z nią wprost, więc dokumenty muszą być plikami. Pakiet liczy strony, nie dokumenty, a strona odejmuje się także przy niepełnym odczycie albo duplikacie pliku. Lista ograniczeń zmienia się z wersjami, więc sprawdzamy ją przed wdrożeniem.
Poniżej mniej więcej stu faktur kosztowych miesięcznie sami odradzamy pakiet OCR: ręczne wprowadzanie wychodzi wtedy taniej.
Biuro rachunkowe nie kupuje pakietu dla każdego klienta osobno. Usługa jest serwerowa: jeden pakiet na NIP biura obsługuje wszystkie prowadzone firmy i stanowiska. Więcej o pracy biura na Optimie: Comarch ERP Optima dla biura rachunkowego.
Akceptacja w Comarch BPM zamiast karteczki na fakturze
Comarch BPM to obieg dokumentów pracujący na danych Optimy. Faktura odczytana przez OCR albo pobrana z KSeF trafia do sprawy, program sprawdza, czy było do niej zamówienie, i kieruje ją do kierownika działu, który kupował. Kierownik dostaje powiadomienie i akceptuje fakturę z telefonu, w przeglądarce albo w aplikacji na komputerze. Brak reakcji w terminie przekazuje sprawę wyżej, a księgowa dostaje dokument już opisany, z historią decyzji.
BPM nie sprawi, że ludzie zaczną akceptować szybciej. Pokaże za to czarno na białym, u kogo faktura leży jedenasty dzień, i w praktyce to wystarcza. Gdy wszystkie faktury akceptuje jedna osoba i robi to tego samego dnia, BPM nie jest potrzebny: radzimy wtedy moduł Obieg Dokumentów w Optimie albo dobrze ustawioną skrzynkę i Comarch OCR. Szczegóły i warianty: Comarch BPM.
Kategoria i dekret z pomocą agentów AI
Według producenta w Comarch ERP Optima od wersji 2026.5, w subskrypcji stacjonarnej i w Chmurze Standard, nad fakturami zakupu pracują agenci AI:
- Weryfikator e-faktur sprawdza wiarygodność dostawców i wykrywa błędy oraz niezgodności na fakturze zakupowej, zanim ją zaksięgujesz.
- Kwalifikator kosztów na podstawie historii dekretacji i treści faktury kwalifikuje dokument do ewidencji księgowej albo na magazyn.
- Kategoryzator dokumentów proponuje kategorię kosztową z listy w programie, także dla zupełnie nowych kontrahentów.
- Księgowy dekretator rozpoznaje kontrahenta i rodzaj wydatku, proponuje schemat księgowy i dekretuje fakturę kosztową.
Agenci rozliczani są z pakietów tokenów. Jak działają, od której wersji i ile kosztują pakiety, opisujemy na stronie Agenci AI Comarch, a schematy księgowe, na których opiera się dekret, na stronie księgowość w Optimie.
Od akceptacji do przelewu
Zaakceptowana i zaksięgowana faktura trafia do płatności w module Kasa/Bank. Przy wyciągu z banku pomagają nasze dodatki: rozliczanie wyciągu jednym kliknięciem odnajduje faktury po numerze w tytule przelewu, a automatyczny kontrahent na zapisach bankowych rozpoznaje kontrahenta po numerze rachunku. Cały ciąg, od KSeF i skanu do rozliczonej płatności, jest jednym z pięciu scenariuszy na stronie Oferta Comarch ERP 5.0.
Jak to uruchamiamy
Liczymy strony. Bierzemy teczkę kosztów z jednego miesiąca i liczymy kartki. Dopiero ta liczba mówi, czy pakiet OCR ma sens i który.
Test na Waszych fakturach. Uruchamiamy pakiet DEMO i puszczamy przez niego faktury od najczęstszych dostawców.
Ścieżka akceptacji na kartce. Jeśli w grę wchodzi BPM, najpierw spisujemy, kto widzi dokument, kto go akceptuje i co się dzieje, gdy ktoś jest na urlopie. Dopiero potem konfigurujemy.
Konfiguracja i kontrola puli. Ustawiamy formy płatności, automatyczne rozliczanie i uwierzytelnienie w KSeF osobno dla każdej bazy i operatora. Pokazujemy księgowości, gdzie sprawdzić stan pakietu, żeby nikt nie odkrył pustego w połowie miesiąca.
Wolimy jeden proces, który naprawdę działa, niż pięć narysowanych na zapas. Kolejne elementy dokładamy, gdy pierwszy się przyjmie.
Ile to kosztuje
Każdy element liczy się inaczej: KSeF rozlicza się kredytami z pakietu Comarch OCR & KSeF albo osobną subskrypcją KSeF, OCR pakietem stron, BPM liczbą stanowisk, a agenci AI pakietami tokenów. Dlatego najpierw zbieramy liczby z Twojej firmy (faktury i strony miesięcznie, liczba osób akceptujących), a potem przygotowujemy wycenę. Ceny samej Optimy policzysz w kreatorze kosztu.
Pytania o faktury kosztowe bez przepisywania
Czy da się całkiem przestać przepisywać faktury kosztowe?
W większości tak. E-faktury z KSeF pobierają się do Optimy same, a skany, pliki PDF i zdjęcia czyta Comarch OCR. Zostają dokumenty, których OCR nie rozpoznaje (faktury odręczne, rachunki, dokumenty SAD), i kontrola tego, co program odczytał.
Przy ilu fakturach miesięcznie OCR się opłaca?
Poniżej mniej więcej stu faktur kosztowych miesięcznie sami odradzamy pakiet OCR, bo ręczne wprowadzanie wychodzi wtedy taniej. Pakiet liczy strony, nie dokumenty, więc przed wyceną liczymy kartki z jednego miesiąca.
Czy kierownik może zaakceptować fakturę z telefonu?
Tak. Comarch BPM ma aplikacje na iOS i Android oraz wersję w przeglądarce. Powiadomienie o nowej sprawie przychodzi na telefon, a decyzję podejmuje się jednym kliknięciem. Brak reakcji w terminie przekazuje sprawę wyżej.
Czy sztuczna inteligencja sama zaksięguje fakturę?
Według producenta Księgowy dekretator w Comarch ERP Optima od wersji 2026.5 rozpoznaje kontrahenta i rodzaj wydatku, proponuje schemat księgowy i dekretuje fakturę kosztową, a Kategoryzator dokumentów proponuje kategorię kosztową. Agenci działają w subskrypcji stacjonarnej i w Chmurze Standard i są rozliczani z pakietów tokenów.
Czy biuro rachunkowe kupuje pakiet OCR dla każdego klienta?
Nie. Usługa jest serwerowa, więc jeden pakiet na NIP biura obsługuje wszystkie prowadzone firmy i wszystkie stanowiska.
Opisz, ile faktur kosztowych macie
Napisz, ile faktur kosztowych miesięcznie przychodzi (z KSeF, mailem, na papierze), kto je akceptuje i w jakim programie je księgujecie. Odpowiemy, które elementy mają u Was sens, i przygotujemy wycenę.