Obecny program przestaje wystarczać? Tak przechodzisz na Comarch ERP Optima

Kiedy firmy przychodzą do nas ze zmianą programu

Program, który dobrze służył przez lata, zwykle nie psuje się z dnia na dzień. Firma po prostu rośnie w miejsca, na które nie był dobrany. Najczęściej słyszymy jedno z tych zdań:

• Faktury wystawiamy w programie, a stany magazynu prowadzimy w arkuszu, bo program magazynu nie ma.
• Firma przeszła z książki przychodów i rozchodów na pełną księgowość i trzeba to poukładać od nowa.
• Doszli pracownicy, a kadry i płace są w osobnym programie albo u kogoś na zewnątrz.
• Od KSeF faktury mają iść przez program, a nie przez osobną stronę i ręczne przeklejanie.
• Biuro rachunkowe przejmuje klienta, który dotąd pracował w innym systemie.

W każdym z tych przypadków pytanie brzmi tak samo: co się stanie z danymi, które już są. Odpowiedź jest niżej.

Co przenosimy do Optimy

• Kartoteki kontrahentów i towarów. Z eksportu obecnego programu (Excel, CSV albo XML). Kontrahentów rozpoznanych po numerze NIP nie dublujemy, a atrybuty, grupy i kategorie z kontami uzupełniamy hurtem z arkusza, zamiast otwierać każdą kartę po kolei.
• Plan kont, bilans otwarcia i zapisy księgowe. Z pliku JPK_KR, czyli standardowego pliku ksiąg rachunkowych dla urzędu skarbowego. Nasza funkcja przeniesienia ksiąg z pliku JPK_KR przed zapisem sprawdza, czy plik jest kompletny i spójny.
• Książka przychodów i rozchodów. Z pliku JPK_PKPIR. Przeniesienie KPiR zapisuje wpisy do bufora do przejrzenia, brakujących kontrahentów zakłada po NIP, a ponowny import nie tworzy duplikatów.
• Rozrachunki i stany magazynu. Nierozliczone należności i zobowiązania oraz bilans otwarcia magazynu na dzień przejścia.
• Kadry i płace. Zakres ustalamy po przeglądzie tego, co da się wyeksportować z obecnego programu i co trzeba mieć w Optimie od pierwszej wypłaty.

Wolimy przenieść mniej historii, a dobrze uzgodnionej, niż całą i niesprawdzoną. Bilans otwarcia, który się nie zgadza, psuje raporty przez cały rok.

Jak wygląda przejście krok po kroku

Rozmowa i dobór. Poznajemy sposób pracy firmy i dobieramy moduły, liczbę stanowisk oraz model: program na serwerze w firmie albo Optima w Chmurze. Ustalamy też dzień przejścia, na przykład początek miesiąca albo roku.

Przegląd danych i wycena. Oglądamy eksporty z obecnego programu i opisujemy, co przenosimy, w jakiej kolejności i co zostaje poza zakresem. Koszt subskrypcji liczymy według cennika Comarch, a przeniesienie danych i wdrożenie wyceniamy osobno, przed startem.

Wdrożenie i przeniesienie danych. Konfigurujemy program, wczytujemy kartoteki, plan kont i bilans otwarcia, ustawiamy KSeF i schematy księgowe. Szczegóły dla poszczególnych obszarów opisaliśmy na stronach księgowość, handel i magazyn oraz kadry i płace.

Szkolenie i pierwsze zamknięcie. Szkolimy zespół zdalnie na Waszych dokumentach. Pierwsze zamknięcie miesiąca przechodzimy razem, bo dopiero wtedy widać, które ustawienia działają. Potem zgłoszenia przyjmujemy przez helpdesk, a stałą opiekę możesz wziąć w abonamencie.

Przy dużej zmianie dzielimy przejście na dwa etapy z osobnym budżetem. Pierwszy daje korzyść od razu, drugi przenosi księgi po zamknięciu roku.

Czego potrzebujemy od Ciebie

• Eksport kontrahentów i towarów z obecnego programu, w formacie, który program daje.
• Plik JPK_KR (pełna księgowość) albo JPK_PKPIR (książka przychodów i rozchodów) za okres, który przenosimy.
• Zestawienie sald kont, rozrachunków i stanów magazynu na dzień przejścia, żeby uzgodnić bilans otwarcia.
• Listę osób, które będą pracować w programie, i tego, co każda z nich robi.
• Wzory dokumentów i zestawień, z których korzystacie na co dzień, żeby w Optimie nie zabrakło żadnego.

Nie musisz przygotowywać tego samodzielnie. Zwykle wystarczy jedna rozmowa z osobą, która zna obecny program, i dostęp do niego na czas eksportu.

Optima, Betterfly czy XL

Zmiana programu to dobry moment, żeby dobrać system do wielkości firmy, a nie tylko do dzisiejszego problemu. Dla jednoosobowej działalności i mikrofirmy często wystarcza Comarch Betterfly. Małe i średnie firmy oraz biura rachunkowe przechodzą na Comarch ERP Optima. Średnie i duże firmy produkcyjne i handlowe z kilkoma lokalizacjami patrzą na Comarch ERP XL, którego projekty realizujemy z partnerem Comarch dobranym do branży. Całą rodzinę systemów opisujemy na stronie Oferta Comarch ERP 5.0.

Ile kosztuje Optima po zmianie programu

Według cennika subskrypcyjnego Comarch dla firm, obowiązującego od 1 października 2026 r., pakiet Podstawowy (Kasa/Bank Plus, Faktury, Księga Podatkowa, Płace i Kadry; do 50 pracowników i do 20 faktur sprzedaży miesięcznie) kosztuje 59 zł netto miesięcznie za stanowisko. Kwotę dla swojej firmy policzysz w kreatorze kosztu Optimy, a wszystkie moduły są w cenniku Comarch ERP Optima. Przeniesienie danych wyceniamy po przeglądzie eksportów, bo zależy od tego, ile historii przenosimy.

Pytania o zmianę programu