Dopełniając pierwszą część artykułu nt. pracy zdalnej biur rachunkowych, przedstawiamy Państwu drugą część owych rozwiązań i wskazówek wartych zapoznania się i wdrożenia

Obieg dokumentów a praca zdalna

Scenariusz optymalny: wdrożony system elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiający m.in. przekazanie faktur przez klientów biura, automatyczny odczyt danych (OCR), obróbkę w systemie obiegu z podziałem na uprawnienia dla poszczególnych grup pracowników klienta i biura rachunkowego oraz import do programu księgowego

Doraźna alternatywa I: wdrożenie system OCR umożliwiającego zdalne przyjmowanie dokumentów klienta oraz automatyzującego ich odczyt i import do programu księgowego

Doraźna alternatywa II: wewnętrzne mechanizmy do importu dokumentów pomiędzy programami ERP

Komentarz: Wdrożenie systemu pełnego elektronicznego obiegu dokumentów jest procesem, który rzadko zamyka się w ciągu jednego miesiąca. Wskazane jest też odbycie dłuższego spotkania w szerszym gronie reprezentantów poszczególnych działów po stronie klienta i biura rachunkowego, co w obecnej chwili jest mocno utrudnione.

Nic natomiast nie stoi na przeszkodzie, żeby w pełni zdalnie wdrożyć sam system OCR z możliwością zdalnego odbierania dokumentów przez klienta. Najpowszechniejszy jest tu abonamentowy model opłat. Miesięczny koszt abonamentu uzależniony jest od liczby odczytywanych stron faktur Jednym z popularniejszych systemów tego typu jest program SaldeoSMART, którego głównymi zaletami są:

• wysoka dokładność odczytu faktur (co przekłada się na znaczne skrócenie czasu wprowadzania dokumentów do programu księgowego),
• zróżnicowane możliwości wysyłki dokumentów (w tym aplikacja zdalna dla klientów),
• bogate portfolio integracji z różnymi programami księgowymi,
• korzystny model abonamentowy.

Druga z przedstawionych alternatyw to zasadniczo bezkosztowe rozwiązanie, umożliwiające zaczytanie dokumentów do programu księgowego przy wykorzystaniu wymiany plikowej wbudowanej w program księgowy. Jego przykładem jest funkcja pracy rozproszonej w Comarch ERP Optima, która umożliwia eksport danych księgowych po stronie klienta w formie pliku xml oraz import po stronie biura rachunkowego. Istnieje również internetowa wersja tej funkcji działająca w oparciu o serwery Comarch. Podobne mechanizmy odnajdziemy w wielu innych programach klasy ERP.

Trzeba przy tym pamiętać, że w znakomitej większości programy różnych producentów nie są tutaj ze sobą kompatybilne. Tak na przykład plik epp wyeksportowany w programie Subiekt zaimportujemy do Optimy tylko przy pomocy dodatkowo płatnych programów do konwersji plików.

Delegowanie zadań na członków zespołu, komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

Scenariusz optymalny: Wdrożony system do zarządzania projektami

Doraźna alternatywa: Wdrożenie mniejszego systemu do zarządzania zadaniami

Im większy zespół, tym bardziej daje się we znaki potrzeba uporządkowania jego pracy. Zwłaszcza większe zlecenia warto dzielić na mniejsze zadania i przyporządkować różnym pracownikom. Bardzo dużym udogodnieniem jest również dodatkowy kanał komunikacji jednoznacznie przyporządkowany do konkretnego zagadnienia, który równocześnie nie robi szumu informacyjnego, ani nie angażuje niepotrzebnie osób niezwiązanych z tematem.

Przykładem wyspecjalizowanego narzędzia adresowanego dla biur rachunkowych jest Saldeo Zarządzanie Biurem. Oprócz przytoczonych powyżej korzyści dostarcza on właścicielowi szeregu przydatnych danych, takich jak m.in. dociążenie zadaniami poszczególnych pracowników, czas poświęcony na realizację każdego z zadań, czy też poziom, w jakim absorbujący są poszczególni klienci.

W niektórych przypadkach (zwłaszcza w niewielkich biurach obsługujących drobnych klientów) szybszą we wdrożeniu alternatywą mogą być proste programy umożliwiające tworzenie, przydzielanie i komentowanie zadań. Wiele z nich pozwala na równoczesną kooperację wielu użytkowników. Godną polecenia jest np. usługa Trello, która nawet w planie darmowym oferuje wystarczającą dla wielu zespołów funkcjonalność.

Nowoczesne rozwiązania dla biznesu staną się standardem

To co do tej pory było sporym ułatwieniem w prowadzeniu biura rachunkowego, w obecnych czasach staje się wręcz nieodzowne. Nie da się ukryć, że kancelarie korzystające z nowoczesnych rozwiązań są obecnie w dużo lepszej pozycji. Ale nie jest to bynajmniej równoznaczne z wyrokiem zawieszenia czy nawet zamknięcia działalności dla wszystkich pozostałych biur. Przedstawione rozwiązania pozwolą na szybkie przestawienie się na pracę zdalną w relatywnie krótkim czasie. Trzeba przy tym pamiętać, że niektóre z alternatywnych rozwiązań z założenia powinny być tymczasowe i z czasem – gdy opadnie kurz po obecnym zamieszaniu – powinny zostać wyparte przez bezpieczniejsze i bardziej funkcjonalne odpowiedniki.