Przedstawiamy konkretne wskazówki techniczne m.in. dla biur rachunkowych, odnośnie zdalnego prowadzenia biura rachunkowego. Zapraszamy do przeczytania części 1.

Zdarzenia ostatnich tygodni wytyczyły podział na przedsiębiorstwa, które w tych ekstremalnych warunkach nadal mogą generować dochody oraz takie, które mają z tym problem, a czasem wręcz przynoszą straty. Gdzie w tym układzie znalazły się biura rachunkowe? Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna.

Stosunkowo niewiele się zmieniło tam, gdzie całe biuro rachunkowe można przenieść, zabierając pod pachę laptop szefa i kilka segregatorów, by pracować w domu. Radykalnych zmian uniknęły również biura rachunkowe okrzepłe lub co najmniej przygotowane do pracy rozproszonej, z infrastrukturą po większej części przeniesioną do chmury lub dostępną na zewnątrz.

Te dwie grupy biur rachunkowych wychodzą z obecnego zamieszania obronną ręką. Co z pozostałymi? Czy wszystkie unikające nowoczesnych rozwiązań biura rachunkowe muszą znaleźć się pod kreską? Oczywiście nie! W tej prezentacji chcielibyśmy zarysować obszary, o które należy, naszym zdaniem, zadbać oraz udzielimy kilku praktycznych wskazówek.

Praca zdalna biura rachunkowego: obszary do zorganizowania

Na potrzeby tego artykułu założymy, że punktem startowym jest biuro rachunkowe zupełnie nieprzygotowane do pracy zdalnej. Przedstawimy kluczowe obszary, którymi należy się zająć wskazując docelowy punkt, w którym biuro rachunkowe oraz – w przypadkach, gdy osiągnięcie tego celu jest w tej chwili trudne do wykonania – doraźną alternatywę, którą można uruchomić samodzielnie.

Obszary do zorganizowania w pracy zdalnej:

• dostęp komputerów w biurze, programu księgowego i plików współdzielonych
• obieg dokumentów
• delegowanie zadań na członków zespołu
• komunikacja wewnątrz zespołu

Dostęp do komputerów w biurze, programu księgowego i plików współdzielonych

Scenariusz optymalny I: serwer (serwery) i komputery biurowe (o ile jest taka potrzeba) dostępne przez usługę zdalnego pulpitu przez VPN oraz pliki współdzielone udostępnione na dysku sieciowym NAS

Scenariusz optymalny II: cała lub prawie cała infrastruktura przeniesiona do chmury lub na kolokowane serwery, praca z założenia odbywała i nadal odbywa się przez pulpit zdalny za pośrednictwem VPN

Doraźna alternatywa I: zdalny pulpit bez VPN

Doraźna alternatywa II: dostęp do komputerów lub serwera realizowany przez usługi do zdalnego sterowania komputerami

Komentarz: Uruchomienie VPN (rodzaj prywatnego kanału umożliwiającego nawiązanie zdalnego połączenia z siecią lokalną w biurze przez Internet) w dzisiejszej dobie zazwyczaj nie będzie możliwe. Stopień skomplikowania zazwyczaj wymaga specjalistycznej wiedzy i na ogół fizycznego dostępu do biurowej sieci w celu podłączenia odpowiedniego urządzenia.

W wielu przypadkach nieco bardziej zaawansowani użytkownicy będą natomiast w stanie samodzielnie uruchomić Zdalny Pulpit z pominięciem VPN. Zdalny Pulpit jest usługą systemu Windows umożliwiającą zalogowanie się i pracę na innym komputerze. Dzięki temu rozwiązaniu pracownik może pracować na komputerze firmowym za pośrednictwem swojego prywatnego komputera.

Tego rozwiązania nie da się zastosować w każdej sytuacji. Do jego uruchomienia niezbędne są:

• Windows w edycji Professional na komputerach lub Windows Server z licencjami RDS
• router umożliwiający przekierowanie portów (routery dostarczane wraz z łączem w ostatnim czasie miewają programowo wyłączoną taką możliwość),
• dostępny na zewnątrz adres IP,
• dodatkowo wskazany jest stały adres IP.

Przy takim rozwiązaniu trzeba mieć na uwadze dużo mniejsze bezpieczeństwo. Aby ograniczyć podatność na włamania, w takim rozwiązaniu można m.in.:

• ustawić trudne do złamania hasła użytkowników,
• wyłączyć domyślne konto administratora,
• ograniczyć liczbę dozwolonych pomyłek we wpisywaniu hasła,
• ograniczyć możliwość nawiązania połączenia dla określonych adresów IP,
• uruchomić usługę na niedomyślnym, wysokim porcie.

Uwaga! Uruchomienie usługi zdalnego pulpitu bez VPN słusznie nie jest uznawane w dzisiejszych czasach za najbezpieczniejszą praktykę. Jeśli opisane powyżej wymogi w żaden sposób nie brzmią znajomo, oznacza to, że dla własnego bezpieczeństwa nie powinno się ich wykonywać samodzielnie.

W takich przypadkach dostępna jest alternatywa zasadniczo bezpieczniejsza i bardziej przyjazna – ale też i droższa. Szereg programów wykorzystywanych zasadniczo do prac serwisowych oraz zdalnej pomocy może być wykorzystywanych również do pracy zdalnej w biurze rachunkowym. Wśród najbardziej popularnych można wymienić programy takie jak TeamViewer czy Anydesk. Programy tego typu w zastosowaniu profesjonalnym (czyli do celów zarobkowych) są płatne – prawie w każdym przypadku w modelu subskrypcyjnym.W pewnym uproszczeniu można przyjąć, że ich możliwości, stabilność i bezpieczeństwo są proporcjonalne do ceny. W sposób zupełnie niezależny od połączenia z infrastrukturą w biurze można zapewnić pracownikom dostęp do danych współdzielonych za pomocą popularnych i bardzo intuicyjnych usług przechowywania plików takich jak np. Dropbox, Google Drive czy OneDrive.

Druga część w następnym wpisie