Każda firma istniejąca w Polsce jest zobligowana do przechowywania swoich dokumentów księgowych w regulowany przez prawo sposób i okres czasu.

Oczywiście nie musi tego robić sama – może korzystać z pomocy biur rachunkowych i różnego rodzaju narzędzi.

Konieczność archiwizowania dokumentów – jak długo, które i w jaki sposób?

Według ustawy o rachunkowości z 1994 roku, jednostka ma obowiązek gromadzić i przechowywać dowody księgowe oraz pozostałe dokumenty z ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 3 pkt 6) dokumentację w języku polskim, nie krócej niż 5 lat.

Mowa tu o księgach rachunkowych, czyli inaczej zbiorach zapisów księgowych, obrotów i sald. Są to dzienniki, księgi główne, księgi pomocnicze, zestawienie sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych, to również wykaz inwentarza (aktywa i pasywa).

Prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się już praktycznie w 100% przy użyciu komputerów. W związku z tym ochrona danych powinna polegać na stosowaniu odpowiednich zabezpieczeń i odpornych na zagrożenia nośników.

Bezpieczeństwo danych księgowych i nie tylko

Sytuacje z uszkodzeniem dysków, zaszyfrowaniem danych przez hakerów, czy spaleniem się serwerowni nie są niestety rzadkością. Ostatni przypadek pożaru serwerowni OVH w Strasburgu jest na to najlepszym przykładem. Wiele polskich firm do teraz jeszcze nie wróciło do pełnej sprawności. W związku z tym nie wolno zapominać o tworzeniu systematycznych kopii zapasowych na dodatkowych nośnikach, poza firmą jak i na serwerach zewnętrznych. Jedną z takich strategii jest 2x2x2 – dwie kopie, przechowywane w dwóch różnych nośnikach, przez dwie różne osoby. Podobno ludzie dzielą się na dwa typy: na tych którzy robią back-upy i tych, którzy dopiero zaczną je robić.

Jednostki są również zobowiązane do zapewnienia ochrony programów komputerowych i danych, poprzez zabezpieczenia informatyczne przed dostępem lub zniszczeniem danych (art. 71 ust 1 u 2 ustawy o rachunkowości). Jeśli podmiot spełnia wymienione wyżej warunki, to jej księgi rachunkowe mogą mieć formę zbiorów utrwalonych na informatycznych nośnikach danych. Przechowywanie danych w ten sposób możliwe jest pod warunkiem, że jednostka posiada urządzenia pozwalające na odtworzenie dowodów w postaci wydruku – o ile inne przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść została przeniesiona na informatyczny nośnik danych.

Jeżeli dokumentacja księgowa zostanie przekazana do przechowania zewnętrznej firmie, wydatki związane z archiwizacją tych dokumentów zalicza się do kosztów operacyjnych jednostki. W księgach rachunkowych wydatki te można ująć w kosztach – usługi obce lub koszty zarządu.

Od  1 stycznia 2019 r. okres przechowywania zatwierdzonych sprawozdań finansowych to co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym je zatwierdzono. Przepisy przejściowe stanowią, że roczne sprawozdania finansowe sporządzone za rok obrotowy rozpoczynający się przed 1 stycznia 2019 r. podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie. W związku z tym sprawozdanie finansowe za 2018 r., które zatwierdzone zostało w 2019 r., należy przechowywać do końca 2024 r.

Sprawdzone narzędzia

Jako partner wielu biur, kancelarii i działów księgowych rekomendujemy dwa narzędzia do tworzenia kopii zapasowych i archiwizowania dokumentów księgowych w chmurze. W tworzeniu tzw. back-upów, które można dowolnie zsynchronizować polecamy Comarch IBARD, który już za ok. 100 zł rocznie, zdecydowanie poprawi bezpieczeństwo Państwa danych. Z kolei do elektronicznego archiwizowania dokumentów wg. okresu zawartego w ustawie o rachunkowości wdrażamy SaldeoSMART – polską aplikację, z której skorzystało przez naszą firmę ponad 150 biur rachunkowych i firm.

Oczywiście to nie jedyne narzędzia na rynku, warto jednak dla bezpieczeństwa, wygody i spokojnej głowy zainteresować się tym naprawdę istotnym problemem w biurach, w których niestety wciąż brakuje podobnych zabezpieczeń. Archiwizacja wciąż odbywa się w sposób tradycyjny, co ponosi za sobą szereg niedogodności takich jak trudniejsze przechowywanie dokumentów i dotarcie do nich, większe zużycie papieru, czy dłuższa obsługa klienta i mniejsza mobilność.