OCR dla biur rachunkowych z roku na rok coraz bardziej popularny

kw. 2, 2021

Rekordowe 120 tysięcy odczytanych stron dokumentów w marcu 2021 przez naszych Klientów

Od wielu lat nasza firma zajmuje się wdrażaniem aplikacji OCR. Jeszcze w 2015 roku niewiele mówiło się w Polsce o tzw. OCRowaniu (elektronicznemu odczytywaniu obrazu) dokumentów. Dzisiaj, po 6 latach, na rynku istnieje sporo podobnych narzędzi, które odczytują dokumenty i bardziej lub mniej automatycznie wprowadzają je do systemów księgowych. Jednocześnie mogą to robić z większą lub mniejszą ilością danych odczytanych przez OCR, co ma obiektywnie bardzo duże znaczenie na późniejszy rodzaj pracy.

Do czego służy OCR?

OCR służy przede wszystkim do zautomatyzowania procesu wprowadzania dokumentów do systemu księgowego. Ma to bezpośrednio wpłynąć na większą ilość czasu przeznaczanego na twórcze działania księgowej, zapoznawanie się ze zmianami prawnymi i lepszą obsługę nowych i dotychczasowych klientów.

Technologia OCR jest szczególnie popularna w branżach z dużą lub bardzo dużą ilością dokumentów – takich jak np. branża biur rachunkowych, którą obsługujemy na co dzień i dobrze ją znamy.

W zeszłym miesiącu nasi klienci przekroczyli wcześniej wspomniane 120 tysięcy stron dokumentów odczytanych przez SaldeoSMART. Ten rekordowy wynik dotyczy jedynie wersji chmurowej – przeglądarkowej OCR. SaldeoSMART to również aplikacja w wersji lokalnej – instalowana na własnych serwerach. Na wersjach lokalny odczytuje się jeszcze więcej dokumentów, natomiast dużo mniejsza liczba klientów ją posiada – z racji na koszt wdrożenia i utrzymania własnej infrastruktury.

okresIlość odczytanych stron dokumentów wśród naszych Klientów SaldeoSMART (moduł chmurowy)
mar.161170
mar.179883
mar.1828496
mar.1944250
mar.2085155
mar.21122410

Porównując kwartał do kwartału w latach 2017-2021 i mając na uwadze, że z każdym rokiem przybywa nam sukcesywnie klientów, można wysnuć następujący wniosek – metoda OCR jest w Polsce coraz bardziej popularna i coraz więcej dokumentów przetwarza się w ten sposób. Wśród wszystkich naszych Klientów chmurowych SaldeoSMART, aż 87% to Klienci prowadzący biura rachunkowe.

Jako wdrożeniowcy zauważamy, że czym dłużej dana firma wykorzystuje technologię OCR do pracy, tym częściej zwiększa swój wolumen jeśli chodzi o ilość dokumentów – wprowadza większą ilość klientów do Saldeo i ma możliwość obsługi większych firm. Zdarzają się jednak firmy, które rezygnują z tego rozwiązania. Patrząc na zeszłe lata, 2% klientów rezygnuje z SaldeoSMART po naszym wdrożeniu po roku od instalacji, zwykle z przyczyn niezwiązanych z funkcjonalnością aplikacji.

To prawda, że OCR jakim jest SaldeoSMART pomaga w sensie przyspieszania pracy i przysyłania danych do systemu w różny sposób. Natomiast od razu dopowiadamy, że nie jest to nigdy sztywna ilość czasu, a efekty końcowe są zależne od wielu czynników takich jak: wdrożenie pracownika, dodatkowy szybki skaner “przemysłowy”, jakość wykonanej integracji i synchronizacji z programem księgowym, jakość i typ dokumentów Klienta końcowego oraz chęć współpracy Klientów przy wykorzystywaniu platformy SaldeoSMART dla Klientów.

W jakim stopniu OCR pomaga w pracy?

To ważne i niełatwe pytanie. OCR wspiera pracę w zależności od integracji z programem księgowym oraz rodzaju dokumentów. Obecnie SaldeoSMART jest zintegrowane z ok. 30 programami na rynku – w tym oczywiście z najbardziej popularnymi takimi jak Comarch ERP Optima, insERT, Sage Symfonia czy eNova. Każdy Klient po 3 miesiącach jest we współpracy z nami odpowiednio wdrażany do wykorzystywania aplikacji, ale również sam musi sobie wypracować pewien model działania. Aplikacja po 2-3 miesiącach jest również „nauczona” domyślnego odczytywania odpowiednich dokumentów, co znacznie przyspiesza ich późniejszą weryfikację – dzieje się tak dzięki cykliczności dodawania i weryfikacji dokumentów odpowiednich kontrahentów.

Czy OCR jest przydatny tylko w większych kilkunastoosobowych biurach?

Odpowiedź brzmi – zdecydowanie nie, może (ale nie musi) przydać się w biurach kilku lub nawet jednoosobowych. Pakiety SaldeoSMART zaczynają się od 500 stron dokumentów w miesiącu, a kończą na nawet 7000 stronach miesięcznie. Nie jest też tak, że OCR przyda się przy każdym kliencie i z każdym rodzajem faktur. Dlatego też warto jest porozmawiać przed zamówieniem z kompetentnym, rzetelnym partnerem SaldeoSMART, który podpowie, czy i w jakiej formie należałoby wdrożyć technologię OCR do danej firmy.

Ile trwa wdrożenie SaldeoSMART i jakie są tego koszty?

To kolejne istotne ale też złożone pytanie. Koszt wdrożenia zależy od dostępności konsultantów i ich doświadczenia. Cały proces od decyzji o zakupie do instalacji i możliwości korzystania z SaldeoSMART po szkoleniu może trwać 3 dni robocze. Zwykle jednak trwa ok. 10 dni roboczych. Jeśli chodzi o ceny wdrożeń, w naszej ofercie posiadamy aktualne 3 pakiety wdrożeniowe. Każdy pakiet to jednorazowa usługa, która gwarantuje zadowolenie ze wdrożenia lub zwrot środków. Szczegóły ustalamy indywidualnie, natomiast trzeba się wtedy liczyć z wydatkiem rzędu kilkuset złotych netto.

W razie pytań dot. aplikacji OCR SaldeoSMART oraz innych dostępnych na rynku, a także tego czy rzeczywiście takie rozwiązanie może pomóc, w jakim dokładnie zakresie chętnie odpowiemy w bezpłatnym audycie po kontakcie z nami – mailowo lub telefonicznie: 513 805 506 / kontakt@ aidemart.pl.

Przeczytaj również…