Obieg dokumentów w firmie, który może pozwolić na zaoszczędzenie czasu i uniknięcie niepotrzebnego stresu, wymaga spełnienia przede wszystkim jednego warunku – musi sprawnie przebiegać. To właśnie od niego zależy w dużej mierze jakość usług oferowanych przez dane przedsiębiorstwo. Niestety, napływ dużej liczby zamówień, faktur i innych dokumentów może czasem sprawny obieg zaburzyć. Oprócz tego duży wpływ na sprawny przepływ dokumentów w firmie mają pracownicy. Wszystko zależy od indywidualnych nawyków zarządzania przez nich dokumentami.

Obieg dokumentów – metoda tradycyjna

Każda firma wypracowuje swój własny system zaprowadzania w niej porządku, gdyż musi on w pełni odpowiadać jej charakterowi. Dzięki zorganizowanemu obiegowi dokumentów można zniwelować ryzyko zagubienia ważnej dokumentacji. Archiwizacja danych powinna odbywać się w oparciu na prostych procedurach, takich jak np. jednolity opis i numeracje dokumentów a następnie segregowanie ich do odpowiednich teczek w układzie chronologicznym, według alfabetu czy innego ogólnie przyjętego klucza. W sposób ten należy postępować zarówno z dokumentami wpływającymi z zewnątrz, jak i z dokumentami wewnętrznymi.

Jeśli w firmie obieg dokumentów odbywa się w sposób tradycyjny, duże ułatwienie może przynieść samo wyposażenie.  Meble biurowe, takie jak np. szafy kartotekowe, potrafią zdziałać wiele dobrego. Niestety, choć są one one dużym ułatwieniem, to niestety nie wyręczą pracownika. Dlatego głównym ogniwem dla wypracowania sprawnego obiegu dokumentacji w firmie jest człowiek, na którym spoczywa odpowiedzialność za stosowanie się do ustalonych procedur.

Obieg dokumentów – pracownicy

Przy dużym napływie dokumentów ważne jest to, aby pracownicy przestrzegali poniższych zasad: zapisywanie dokumentów w jednym docelowym miejscu – przez zapisywanie w folderach tymczasowych lub pozostawianie dokumentów w skrzynce mailowej po pewnym czasie można zapomnieć o ich istnieniu lub stracić wiele czasu na ich odnalezienie, ustalenie jednej metody nazywania dokumentów – np. folder główny będzie dzielił się na podfoldery klientów, dostawców i współpracowników. Dodatkowo, aby ułatwić przeglądanie dokumentów, najlepiej stworzyć ogólnie przyjęte klucze – skróty/symbole – w celu szybszego i łatwiejszego sklasyfikowania.

Co ważne, takie klucze powinny zostać spisane i udostępnione pracownikom, dodawanie daty do nazwy dokumentu – dzięki temu można szybko odnaleźć najnowszy dokument bez konieczności otwierania każdego po kolei, w przypadku gdy istnieje kilka dokumentów o podobnej nazwie, odpowiednia organizacja dokumentów – zamiast tworzyć osobne foldery z samymi dokumentami zapisanymi w arkuszu kalkulacyjnym, dokumencie tekstowym, czy też z samymi prezentacjami lub zdjęciami, lepiej jest stworzyć jeden folder, w którym będą znajdować się wszystkie dokumenty dotyczące konkretnego obszaru (w celu wyszukania konkretnych rodzajów plików pomocne będą tak rozpowszechnione już obecnie działania filtrów – wewnętrznych wyszukiwarek), tworzenie kopii dokumentów – jest to bardzo ważne na wypadek nagłej awarii np. dysku. Obecnie popularne jest trzymanie kopii zapasowych dokumentów w tzw. chmurze.