Najpierw może małe wyjaśnienie – dlaczego w ogóle piszemy jako firma wdrażająca SaldeoSMART (program do odczytu dokumentów i obsługi klientów), że nie warto czasem kupować narzędzi, które sprzedajemy?

Pisząc ten artykuł kieruje nami chęć bycia uczciwymi wobec naszych odbiorców – zależy nam, abyście mogli uniknąć przepalenie budżetów i czasu. Tego żaden biznes nie lubi – biura rachunkowe również. Software prawie nigdy nie jest tworzony z myślą o wszystkich odbiorcach. Nic w tym dziwnego, SaldeoSMART również nie jest dla wszystkich, a w zasadzie sprawdzi się raczej tylko dla konkretnych biznesów i jego problemów.

Jako że jesteśmy firmą DORADCZĄ oraz wykonawczą i bardzo byśmy chcieli nią pozostać – wypiszemy w tym artykule, w jakich sytuacjach warto się wstrzymać z wdrożeniem współczesnych rozwiązań typu OCR. Albo nawet w ogóle z nich zrezygnować.

Zatem, kiedy nie warto wdrażać aplikacji do odczytu dokumentów?

Po pierwsze brak czasu

Żeby wdrożyć aplikacje do odczytywania dokumentów trzeba mieć… 1, 2 lub kilka dni dostępnych na wdrożenie, naukę, testowanie i sprawdzanie. Mało i dużo – w obecnej sytuacji biur rachunkowych czasem poświęcenie godziny lub dwóch może być bardzo trudne – dlatego piszemy to z pełną odpowiedzialnością. Jeśli nie macie czasu, aby poświęcić w sumie 3, 6 może 9 godzin na wdrożenie ze szkoleniem – nie decydujcie się na zakup SaldeoSMART – wróćcie jeśli taka ilość czasu się znajdzie.

Po drugie drobnica

Jeśli opieracie swój biznes jako biur rachunkowe na dokumentach od JDG, których jest zwykle 5-10 w miesiącu i macie tylko i wyłącznie firmy tego kalibru, a jednocześnie dostarczają oni dokumenty również w formie fizycznej – nie wdrażajcie sobie OCRu. Dodawanie dokumentów do Saldeo też wymaga podstawowej obsługi dokumentów fizycznych – trzeba je odpowiednio posortować, później zeskanować, a później zweryfikować i przesłać do programu księgowego. Tak zwana drobnica nie będzie szansą na optymalizację czasu, może się okazać, że zdecydowanie szybciej dodanie ich dokumenty z tak zwanego palca. Oczywiście ostatecznie można przetestować Saldeo na miesiąc i samodzielnie wyrobić dobie doświadczenie w boju z dokumentami.

Brak chęci uczenia się

Jeśli jesteście osobami, które zrobią wszystko aby pozostać przy już wyuczonych metodach pracy. Będziecie się zapierać rękami i nogami (lub Wasi księgowi), aby tylko nie uczyć się nowych sposobów pracy jak te wypracowane 20 lub 30 lat temu. To może być problem ze skutecznym wdrożeniem Saldeo i w tej sytuacji może warto samemu zgłębić temat możliwości – poprosić nas o pomoc w dokładnym przedstawieniu wartości i argumentów za wdrożeniem. Chodzi o to by przed wdrożeniem najpierw była wola innowacji i to nie tylko ze strony właściciela biura, ale również ze strony pracowników, którzy będą pracować na tym oprogramowaniu.

Brak chęci bycia konkurencyjnym na rynku

Jeśli nie chcecie przyjmować nowych klientów z rynku i niespecjalnie zależy Wam na zatrzymaniu tych bardziej ambitnych i nowoczesnych (Ci, którzy są z Wami od lat i tak pewnie zostaną) to nie ma sensu wydawać dodatkowych pieniędzy na narzędzie, które z założenia ma zwiększać konkurencyjność na rynku i tworzyć przewagę dla księgowych oraz kontrahentów biur.

Niszowe programy księgowe

Jeśli pracujecie na programach, które powstały w latach 90-tych lub na początku tego milenium, a jednocześnie niezbyt się zmieniły od tego czasu, może się okazać, że współpraca na linii SaldeoSMART a Wasz program polega tylko i wyłącznie na wymianie plikowej. Nie dyskwalifikuje to od razu ogólnej wartości z korzystania z programu Saldeo, natomiast znacznie może to ograniczać potencjał jego pracy. Z programów, które najlepiej współpracują z Saldeo na rynku to zdecydowanie Comarch ERP Optima, Insert GT Rachmistrz i Rewizor, Symfonia FIK oraz eNova. Program jesteśmy w stanie wtedy zintegrować w obie strony z wymianą m.in. kategorii (planem kont), czy kontrahentów.

Duża ilość dokumentów w fatalnej jakości

Co firma i jej kontrahenci to inne dokumenty i ich jakości. Natomiast jeśli macie dokumenty pogięte, pobrudzone nieczytelne dla oka, coraz rzadziej spotykane ale jednak – pisane ręcznie, to odczytywanie ich przez skaner może nie być dobrym pomysłem i taką firmę niestety będziemy raczej musieli wprowadzić tradycyjnie do programu. Oczywiście może dyscyplinować klientów i prosić ich o dostarczanie lepszej jakości dokumentów, ale niestety bez ich wzięcia sobie tej prośby do sera, może się okazać, że Saldeo również nie weźmie sobie do serca ich dokumentów.

*WERSJA LOKALNA SALDEOSMART*

Brak doświadczonego informatyka na pokładzie

W przypadku instalacji lokalnej – na własnym serwerze, zazwyczaj mamy własne zaplecze informatyczne. Wtedy jednak bardzo istotne będzie doświadczenie informatyka na pokładzie w zakresie wirtualizacji serwera oraz w kwestiach sieciowych, bez tego samo utrzymanie instalacji może być kosztochłonne.