To poradnik dla osób, które już wiedzą o systemie Comarch ERP Optima nieco więcej i są zdecydowane na zakup lub się jeszcze wahają. Ma on pomóc w możliwie prosty sposób ułatwić podjęcie decyzji, która będzie miała spory wpływ na efektywność funkcjonowania Państwa firmy.

Comarch ERP Optima – krótko o bohaterce tego artykułu – to w ostatnich latach najczęściej kupowany system ERP dla małych i średnich firm z różnych branż. Około 25% rynku – tyle mniej więcej gospodaruje w segmencie systemów ERP dla MŚP. Obecnie z systemu korzysta już 70 000 firm.

Nic więc dziwnego, że wiele osób szuka informacji jak kupić licencje tego programu możliwie najtaniej, jak się do tego przygotować oraz jak skutecznie wdrożyć sam program. W tym artykule opiszemy cały proces doboru licencji.

1. Należy zacząć od tego, że licencje Comarch ERP Optima dzielą się na trzy typy:

• dla biura rachunkowych – to te, które opierają swoją główną działalność na usługach księgowych i mają w głównym PKD wpisane (Działalność rachunkowo-księgowa; doradztwo podatkowe (6920Z))

• dla pozostałych działalności gospodarczych, które nie świadczą usług księgowych

• dla podmiotów powiązanych kapitałowo/osobowo (potwierdzenie odpisów z KRS)

Różnica głównie polega na tym, że w przypadku licencji dla BR użytkownicy mogą obsługiwać w zasadzie nieograniczoną ilość firm. W związku z tym cena oprogramowania jest stosunkowo większa. W przypadku zakupu licencji dla pozostałych firm licencja jest wykupowana na jeden NIP, chyba, że mamy do czynienia z licencją na podmioty powiązane – o czym jeszcze później.

Zatem to jest pierwszy krok, jaki należy wykonać – decyzja na jaki podmiot będziemy wykonywać zakup oraz co za tym idzie – z jakiego rodzaju licencji będziemy korzystać na co dzień.

2. Jeśli już wiemy jakiego typu licencję będziemy wdrażać, powinniśmy zorientować się, jakie dokładnie obszary w firmie, czy biurze rachunkowym będziemy chcieli obsłużyć przez Optime. Obszary obsługiwane przez Comarch ERP Optima:

• Księgowość (KPIR, ryczałty ewidencjonowane i pełna księgowość)
• Kadry i Płace
• Handel (obsługa magazynu)
• Wystawianie i ewidencja faktur
• Środki Trwałe
• Zarządzanie relacjami z klientami (CRM)
• Analityka BI (analizy finansowe, raporty)
• DMS (obieg dokumentów i zarządzanie procesami biznesowymi)
• Automatyczne tworzenie kopii zapasowych (IBARD)
• OCR (automatyczne odczytywanie danych z dokumentów)
• HRM (obustronna komunikacja z pracownikami – obsługa kadrowa)
• e-Sprawozdania (wysyłka sprawozdań finansowych)
• PPK (pracownicze plany kapitałowe)
• Obsługa e-commerce (e-Sklep)

Niektóre z tych modułów takie jak IBARD, e-Sprawozdania czy PPK, kupimy nawet jeśli nie mamy zakupionej Optimy i pracujemy na innym środowisku – wtedy wersja tego typu programu nazywa się Standalone.

3. W porządku, jeśli mamy już wiedzę co możemy obsłużyć przez Comarch ERP Optima i z jakiego typu licencji będziemy korzystać należałoby wybrać sposób zakupu. Tutaj znów mamy wiele możliwości:

Comarch ERP Optima w modelu stacjonarnym (on-premise) jest instalowany na własnym serwerze lub komputerach. Plusem tego rozwiązania jest najniższa możliwa cena za licencje w skali lat, gdyż kolejne lata są opłacane w 20% pełnego kosztu licencji (nazywamy to odnowieniem gwarancji). Nie ma tutaj dodatkowych dopłat od ilości baz (klientów), dla biura rachunkowych. Dużym atutem jest również możliwość tworzenia funkcji dodatkowych do Optimy, dodawania ścisłej synchronizacji z innymi programami np. SaldeoSMART. Wadami z kolei jest konieczność utrzymywania własnej infrastruktury; serwerów, robienie lub zlecanie aktualizacji Optimy (które wychodzą średnio raz na 2 miesiące), czy SQLa.

Polecany dla biura nastawionych na długoletnią pracę i optymalne koszty.

Comarch ERP Optima w modelu usługowym jest kolejnym modelem korzystania z Optimy tym razem w sposób tzw. chmurowy, czyli SaaS. Dzięki temu nie trzeba instalować standardowego programu, a jedynie klienta SaaS, który de facto nawiązuje połączenie z licencją przez zdalny pulpit. Jest to model subskrypcyjny, to jest taki, w którym płaci się stałą kwotę co miesiąc za konkretne moduły i ilość obsługiwanych baz. Porównując to do przykładu z życia – to jak wynajmowanie mieszkania, w którym nic nie możemy zmieniać, jednak nie musimy też przejmować inwestowaniem w nie dodatkowych środków, ani martwić się o remonty. Łączymy się z Optimą wszędzie tam, gdzie mamy dostęp do internetu i wygodnie pracujemy sobie zdalnie. Ten model polecamy szczególnie dla osób, które cenią przede wszystkim wygodę i jednocześnie nie potrzebują dodatkowych integracji i zaawansowanej personalizacji programu. Jeśli nie jesteśmy pewni, co do wykorzystywania ERPa na lata – wtedy również ten rodzaj rozliczania będzie odpowiedni. Jeśli jednak będziemy współpracować z dziesiątkami, czy setkami klientów, trzeba mieć na względzie konieczność dodatkowych dopłat w przypadku baz powyżej 2. Wtedy tego rodzaju licencja będzie raczej mało lub bardzo mało rentowna, w stosunku do stacjonarnej. Chmura to też dobry pomysł w przypadku kiedy wolimy rozłożyć koszty z możliwością szybkiej rezygnacji z subskrypcji (najmu). Dodatkowo w cenie dostajemy także asystę telefoniczną Comarch. W przypadku Maców korzystamy z Microsoftowego programu do połączenia przez zdalny pulpit.

Polecany dla biur, które stawiają wygodę ponad koszty.

Comarch ERP Optima Enterprise to połączenie wersji stacjonarnej z wersją chmurową. System o otwartej architekturze, który pasuje do każdego środowiska IT. Takie rozwiązanie daje możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb firmy, jednak nie jest to model instalowany na środowisku Klienta, a na udostępnionej infrastrukturze Comarch. Na szczególną uwagę zasługuje możliwość wdrożenia systemu do pojedynczych podmiotów jak i grup kapitałowych dzięki opcji zarządzania wielofirmową strukturą organizacyjną. Platforma doskonale nadaje się dla firm działających na arenie międzynarodowej, w szczególności dla spółek polsko-niemieckich.

Polecany szczególnie dla firm międzynarodowych z nastawieniem na wielofirmową strukturę.

Comarch ERP Optima w modelu stacjonarny z zakupem przez leasing to z kolei wersja pierwsza, z tym że z opcją rozłożenia na raty i wrzuceniem w koszty. Nasz partner, z którym współpracujemy umożliwia zakup z 10-40% wkładem własnym i z rozłożeniem na 3-36 rat. Same formalności zajmują nawet do 3 dni. Umowa podpisywana jest dzięki wizycie kuriera.

Polecany dla biura nastawionych na długoletnią pracę i optymalne koszty, które dodatkowo nie chcą inwestować większej ilości kapitału od razu, a wolą rozłożyć sobie go na raty.

4. Na koniec pomagamy zdecydować o ilości poszczególnych licencji w zależności od tego jak wielu użytkowników będzie korzystało z Comarchu w tym samym czasie i z jakich dokładnie modułów

Model stacjonarny:

Żeby ułatwić sobie zrozumienie na konkretnym przykładzie licencje Comarch w modelu stacjonarnym oraz w modelu enterprise, można sobie zobrazować jako kule, a klucz (zbiór licencji) jako worek, w którym wybieramy sobie konkretne kule do pracy, zabieramy je z worka podczas logowania do Optimy. To może spowodować, że ilość kul konkretnego koloru (np. moduł Księga Handlowa) może zostać w pewnym momencie w pełni wykorzystana, co spowoduje, że Optima będzie tylko do odczytu (bez możliwości dokonywania zmian w programie).

Licencje się współdzieli więc jeśli dany operator skończy swoją pracę – zwróci licencje do worka, wtedy podczas zalogowania innej osoby (operatora) można je ponownie wykorzystywać na innym stanowisku.

Warto zastanowić się nad ilością licencji w takich sposób, aby możliwe starczały one wszystkim użytkownikom podczas pracy (aby nie było przestojów), ale również, aby nie kupować niepotrzebnie zbyt dużej ich ilości, z racji, że można się nimi wymieniać. I właśnie w tym zagadnieniu przydatny jest rzetelny partner techniczny, który sprawdzi Państwa potrzeby i zaproponuje odpowiednią ilość licencji, w możliwie najniższej cenie (promocje dla nowych klientów), zagwarantuje szybką instalację, wdrożenie, a później utrzymanie systemu.

Model chmurowy: Rozlicza się miesięcznie kupując indywidualne dostępy do programu. Jeden dostęp to dane dostępowe do logowania w Comarch Cloud. Każdy użytkownik ma swoje dane dostępowe

Dodatkowe licencje Comarch można bez problemu domawiać w każdej chwili natomiast z ceny promocyjnej Comarch na licencje stacjonarne (Doradca Podatkowy) można skorzystać tylko przy pierwszym zakupie licencji i to z jednym wybranym pakietem.

Gdzie kupić licencje Comarch ERP Optima, czy to ma znaczenie?

Ceny modułów Comarch ERP Optima są wszędzie takie same – Comarch utrzymuje jedną cenę programów niezależnie od źródła. Jeśli wcześniej nie mieliśmy do czynienia z Optimą, warto zorientować się jakie usługi dodatkowe świadczy konkretny partner techniczny, u którego chcemy dokonać zakupu; czy oferuje konfigurację podłączeń, zakup serwera, instalacje programu, dodatkowe szkolenia, wreszcie – czy ma kompetencje związane z modułami, które u niego kupujemy, jak również jak wygląda jego dostępność. Przy ostatecznej decyzji przydadzą się również opinie oraz dodatkowe referencje, które możemy znaleźć w internecie.