Jak szybko wdrożyć intuicyjny obieg dokumentów w firmie? Przedstawiamy sprawdzone rozwiązanie.

Maj 25, 2021

Któż z nas nie zgubił kiedykolwiek faktury. Czyja faktura nie utonęła w morzu innych wiadomości na skrzynce mailowej czekając w nieskończoność na akceptację.

Coraz częściej stajemy przed wyzwaniami zarządzania dokumentacją w firmie w modelach pracy hybrydowej, w której część pracowników pracuje z biura, część w trybie zdalnym. Z pewną dozą ostrożności, ale wracamy również do wyjazdów służbowych i pracy bezpośrednio w siedzibie naszych klientów. Niesie to za sobą potrzebę komunikacji wewnątrz organizacji ale za pomocą wybranych środków przekazu: przesyłamy maile, rozmawiamy na chatach, zostawiamy notatki w naszych systemach.


Gdzieś miałam zapisany akcept tej faktury…

I toniemy od nadmiaru wiadomości, gubimy się w źródłach ich pochodzenia, tracimy nasz czas w poszukiwaniu i przygotowywaniu informacji, które są dla nas istotne.

Gdyby tak jednak wrócić do tematu, który już tyle razy przekładamy i wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów…?

Nie mamy czasu na wdrożenia. Może w drugim półroczu.

I zamykamy się w naszym kołowrotku zdarzeń bez szansy na wyjście. Z utęsknieniem wyglądamy za okno, wiedząc, że na pewno gdzieś tam, jest ten lepszy świat.

Rozwiązanie – szybko wdrażalny, intuicyjny system?

Czy taki istnieje? Wygląda na to, że tak.

Nasze doświadczenie pozwala zarekomendować obieg dokumentów wspierany przez polską platformę SaldeoSMART.

To apka, która już od prawie 10 lata wspiera branżę księgową. Może być Ci znana, głównie ze względu na OCR (system rozpoznawania znaków). Przechodząc do meritum – przedstawiamy kilka prostych kroków do uruchomienia:

  1. Analiza przedwdrożeniowa.
  2. Otrzymanie raportu z analizy.
  3. Konfiguracja obiegu w systemie.
  4. Krótkie szkolenie.
  5. Radość z użytkowania.

Główne funkcje obiegu dokumentów:

·  odczytywanie potrzebnych danych za pomocą technologii OCR,

·  załączanie dokumentów przez dedykowaną aplikację lub email,

·  elektroniczne archiwum dostępne online 24h/dobę,

SPOTKANIE ONLINE! 2.06.2021 odbędzie się specjalny webinar rozszerzający treści z tego artykułu

>>> ZAPISZ SIĘ TUTAJ <<<

·  zaawansowana wyszukiwarka,

·  elastyczna konfiguracja obiegu dokumentów,

·  rozbudowane uprawnienia użytkowników,

·  logowanie zmian dokonanych przez użytkowników,

·  integracja z programami księgowymi i ERP,

Ponadto m.in:

  • Przygotowywanie paczki przelewów do bankowości
  • Generowanie zestawień i raportów z aplikacji
  • Przypomnienia mailowe odnośnie działań na dokumentach

Wszystko to dostępne na przyjaznym, intuicyjnym interfejsie.

Super! Tylko ta analiza… U nas wszystko jest bardzo proste, nie możemy przejść od razu do uruchomienia?

Możemy, tylko nie polecamy. Po co nam w takim razie taka analiza?
Podczas spotkania analitycznego (analizy przedwdrożeniowej), krok po kroku, element po elemencie, rozmawiamy, wyjaśniamy lub rozrysowujemy procesy dot. przekazywania faktur, pism i innych dokumentów w Twojej działalności. Nierzadko przy tej okazji dopracowujemy i modelujemy Twoje procesy, aby osiągnąć ścieżkę przebiegu dokumentu, którą chcielibyście po tym wdrożeniu zastać, a która obecnie niekoniecznie jest stosowana. Uzgadniamy uprawnienia dot. działalności użytkowników w systemie, działań jakie mogą wykonać na dokumentach i przede wszystkim – jakie dokumenty mogą w systemie widzieć.

W praktyce często okazuje się również, że procedura dot. akceptacji kosztu znana jest tylko dla wtajemniczonych pracowników administracji, a i to nie wszystkich. I tylko oni pamiętali o co nam przy uruchomieniu tego obiegu chodziło.
W momencie, w którym taki pracownik postanawia coś zmienić w swoim życiu i opuścić firmę, może się okazać, że zostajemy bez części nieprzekazanej wiedzy.

Oczywiście możemy przejrzeć wszystkie ustawienia konfiguracyjne systemu i odtworzyć ewentualne założenia, tylko kto miałby na to czas. Gdyby mógł istnieć jakiś raport, który to opisuje i jest dostępny od ręki!

Kolejną przewagą przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej jest możliwość wprowadzanie ewentualnych poprawek do konfiguracji obiegu. W przypadku opisanych założeń konfiguracyjnych – dokładamy kolejne poprawki i jesteśmy w stanie, bez udziału osób, które pierwotnie zaangażowane były w proces wdrożenia, zobaczyć jaki jest stan obecny naszego systemu i jak do niego ewentualnie trafiliśmy.
W przypadku braku opisu: pierwszą poprawkę zgłoszoną przez e-mail zapamiętamy, drugą jeszcze też, ale kolejne…? Oczywiście zakładając, że w momencie, w którym potrzebujemy tej informacji dostępny jest pracownik czy konsultant firmy partnerskiej, która wdrażała to rozwiązanie.
W efekcie zamiast oszczędności związanych z analizą i wyceną projektową, podwajamy wydatki na usługi wdrożeniowe, które zamawiamy.

Idąc za dobrymi praktykami zarządzania: Więcej czasu proponujemy poświęcić na planowanie, żeby potem mniej tracić go na naprawianie i rekonfigurowanie. Z doświadczenia widzimy, że Klienci, którzy zdecydowali się na pełne wdrożenie obiegu zdecydowanie szybciej i chętniej korzystają z tego modułu SaldeoSMART.  

SPOTKANIE ONLINE! 2.06.2021 odbędzie się specjalny webinar rozszerzający treści z tego artykułu

>>> ZAPISZ SIĘ TUTAJ <<<

Przeczytaj również…

Share This