Jak przekonać pracowników do pracy z SaldeoSMART?

Problem występuje dość często w biurach, które mają mocno tradycyjne podejście do księgowości i przez lata wprowadzały dokumenty do systemu księgowego w sposób ręczny.

Jednak to, co kiedyś było normą przestaje iść w parze z racjonalnymi argumentami w dobie automatów i digitalizacji.

Racjonalne rozwiązanie szeregu problemów właścicieli Biur Rachunkowych w 2022 roku takich jak:

• Brak czasu na zapoznawanie się z częstymi zmianami prawa,
• Praca w ciągłym niedoczasie,
• Trudność w znalezieniu dobrych księgowych,
• Coraz wyższe wymagania Klientów,
• Obawa przed podnoszeniem cen usług,
• Negocjowanie Klientów,
• Chęć tradycyjnego modelu pracy księgowych

Nie napiszemy tutaj, że jesteśmy magikami i wszystkie te problemy znikną z SaldeoSMART.

Są jednak takie możliwości w aplikacji, które:

• Skrócą czas obsługi, z racji na prędkość odczytu dokumentów vs. wprowadzanie ich z palca, który będzie można przeznaczyć na doszkalanie się,
• Tym samym obniżą koszty obsługi per klient,
• Zapewnią koło ratunkowe w przypadku braku obecności księgowych, którzy zawędrowali na L4,
• Umożliwią pracę zdalną bez segregatorów (bo archiwum jest w chmurze),
• Sprostają coraz wyższym wymaganiom klienta poprzez automatyczne przypomnienia o płatnościach, szybkie maile z informacjami podatkowymi, dostępem do dokumentów 24/7.
• Pomogą uporządkować kontakt z klientem przez m.in. moduł Zarządzanie biurem
• Udostępnią klientowi 3 metody dodawania dokumentów online – przez co nie będzie musiał tracić czasu na przyjazd do BR.

Naturalne jest, że w dobie tylu wyzwań niełatwo jest rozwijać biznes czyt. zwiększać jego dochody i ilość klientów. Dodatkowo – bądźmy szczerzy – jest to aspekt, który interesuje głównie właścicieli biur rachunkowych.

Dlatego często występuje konflikt interesów właściciela biura rachunkowego ze swoimi pracownikami. Zdarza się, że firma musi wewnętrznie przegadać właśnie ten problem.

Problem związany jest on głównie z brakiem chęci zmiany tradycyjnego modelu pracy, którym dotyczył co miesięcznych spotkań z klientami, długich rozmów niezwiązanych z obsługą księgową, szukaniem dokumentów po segregatorach i dodawanie dokumentów do dekretacji z tzw. palca.

Jak zatem przekonać księgowe do SaldeoSMART i zmiany metody pracy?

Nasuwa się zatem tytułowe pytanie: jak przekonać pracowników do wykorzystywania na co dzień SaldeoSMART.

Poniżej przesyłamy 10 argumentów, które warto przedstawić swoim pracownikom, jeśli nie są oni zdecydowani na zmiany:

1. Księgowe dzięki Saldeo mogą znacznie ograniczyć bezpośredni kontakt z kontrahentami. Szczególnie istotne w czasie od 10 do 25 każdego miesiąca.
2. Mogą one zdyscyplinować klientów i dodać opcję zamknij miesiąc (po wcześniejszym uzgodnieniu tego z klientami).
3. Klient może zaznaczyć informację na swoim koncie w Saldeo, że wszystkie dokumenty zostały już dodane i można je obrabiać, przez co praca może być wykonana szybciej.
4. Księgowe mogą pracować zdalnie #HomeOffice, bez zabierania segregatorów,
5. Mają większą satysfakcję z pracy, dlatego, że nie muszą już wprowadzać żmudnie dokumentów,
6. Mogą mieć również większy spokój spowodowany mniejszym pędem co z kolei może zaowocować lepszą pracą i spełnieniem.
7. Księgowe pracując na co dzień przez Saldeo mają też lepsze kompetencje na rynku pracy
8. Mniejsza szansa na popełnienie błędów.
9. Możliwość wykorzystania gotowego formatu do wypełnienia i przesłania comiesięcznych rozliczeń dla Klientów.
10. Wzrasta prestiż pracy, jeśli księgowi wiedzą, że ich biuro stosuje współczesne narzędzia

Najczęstsze obiekcje pracowników:

• Niechęć przed zmianą wieloletnich nawyków wklepywania dokumentów “z tak zwanego palca” na rzecz robota

Sęk w tym, że jest to już coraz mniej opłacalne. Specjalne narzędzia takie jak OCR prawdopodobnie sprawią, że i księgowa, i właściciel biura oraz finalnie Klient będą zadowoleni. Powyżej 10 powodów, dlaczego domyślamy się, że tak będzie. A w tym artykule piszemy – dlaczego warto aby klienci biura korzystali z Saldeo.

• Wątpliwość co do realnej poprawy szybkości pracy i odciążenia, często w kontekście złych doświadczeń z innymi OCRami kilka lat temu

Tak, chociażby w taki, że spowoduje większą satysfakcję z pracy. Będzie ona szybsza, bardziej kreatywna, a efekty z niej lepsze! Dodatkową motywacją może być poprawa komfortu psychicznego przez mniejszą ilość stresu.

• Obawa przed dużą ilością błędów aplikacji podczas odczytu

Saldeo jest tylko pomocą dla księgowej nie jest jego zastępcą. Poprawność odczytu dokumentów to ok. 95% całościowo, natomiast błędy będą się zdarzały, sęk w tym, żeby weryfikować poprawność odczytu i czytać komunikaty Saldeo, które również pomogą uniknąć błędów takich jak np. dodanie dokumentu do innego okresu, innego kontrahenta, czy błąd numeru faktury.

Ostatecznie możemy też podzielić kontrahentów na takich, którzy dostarczają dokumenty, które są niemal bezbłędnie odczytywane, oraz na takich, których dokumenty są błędnie odczytywane i z dodawania tych firm w sposób automatyczny po prostu zrezygnować, bo nie jest to efektywne. Finalnie jeśli na 100 kontrahentów – 50 kontrahentów będzie miało automatyczny odczyt i tak zaoszczędzimy

Mamy nadzieję, że tym artykułem pomażemy Państwu wprowadzać pozytywne zmiany, z poszanowaniem całego zespołu i z fokusem na układ win-win. W końcu chodzi o to, aby przekonać pracowników do SaldeoSMART wskazując konkretne wartości z pracy.

Pozostajemy do Państwa dyspozycji!