Meta description: Od demo KSeF 2.0 przez nowe wzory Księgi Podatkowej po koniec darmowej wysyłki faktur — przegląd tego, co Comarch ERP Optima zmieniła w kolejnych wersjach 2026 roku i co z tego realnie wynika dla Twojej firmy.

Jeżeli od kilku miesięcy nie śledziliście Państwo na bieżąco kolejnych wersji Comarch ERP Optima, ten wpis jest dla Was. Rok 2026 to dla Optimy przede wszystkim rok KSeF — Krajowy System e-Faktur przeszedł w tym czasie od środowiska testowego do obowiązku ustawowego, a program musiał nadążać za każdym kolejnym etapem. Poniżej krótki bilans: co się zmieniło, w której wersji i co to oznacza w praktyce.

Jesień 2025 — wersja 2026.0.1: przygotowania do KSeF 2.0

Pierwsza wersja z nowego cyklu, 2026.0.1 (dokumentacja producenta była aktualizowana 13 listopada 2025 r.), to był w gruncie rzeczy poligon doświadczalny. Comarch udostępnił w niej integrację ze środowiskiem demonstracyjnym KSeF 2.0, pozwalającą bezpiecznie przetestować — jeszcze przed wejściem obowiązku ustawowego — wysyłkę i odbiór faktur ustrukturyzowanych w schemie FA(3) oraz nowy sposób autoryzacji podpisem kwalifikowanym (środowisko demo KSeF 2.0, w przeciwieństwie do produkcyjnego KSeF 1.0, nie akceptuje już logowania samym tokenem). W tej samej wersji doszła seryjna zmiana kwalifikacji dokumentów na liście faktur zaimportowanych z KSeF oraz nowy typ wydruku złożonego, zastępujący dotychczasowe wydruki kaskadowe.

To była też wersja, w której Optima dostała obsługę systemu kaucyjnego — obowiązkowego w Polsce od 1 października 2025 r. Można było od tego momentu definiować towary objęte kaucją wraz z jej stawką oraz automatycznie naliczać i rozliczać kaucje przy sprzedaży i zwrotach. Dla firm handlowych i detalicznych, które wcześniej próbowały to obsługiwać ręcznie w kategoriach czy rabatach, to było pierwsze narzędziowe wsparcie tego procesu w Optimie.

Styczeń–luty 2026 — wersja 2026.1.1: nowe wzory ksiąg i koniec księgowania zbiorczego

To była wersja, która realnie zmieniła codzienną pracę biur rachunkowych i działów księgowości. Od 1 stycznia 2026 r. obowiązują nowe wzory Księgi Podatkowej oraz Ewidencji Przychodów (ryczałt), z przesuniętą numeracją kolumn i nowym polem Numer KSeF, uzupełnianym automatycznie na podstawie dokumentu źródłowego. Zmiana numeracji nie jest kosmetyczna — dla zapisów z datą do 31 grudnia 2025 r. formularz i wydruki nadal pokazują starą wersję księgi, a dla okresów przełomu roku wydruki są w ogóle niedostępne, więc rozliczenia na przełomie lat trzeba było robić uważnie, osobno dla obu okresów.

Druga, mniej widoczna, ale dotkliwa w praktyce zmiana: od 1 stycznia 2026 r. zniknęła możliwość zbiorczego księgowania rejestru sprzedaży VAT. To bezpośrednia konsekwencja KSeF — skoro każda faktura dostaje własny numer KSeF, nie da się już zaksięgować kilku faktur jednym zbiorczym zapisem na koniec miesiąca. Kto do tej pory księgował sprzedaż zbiorczo (a to była bardzo popularna praktyka w małych biurach rachunkowych obsługujących dużo drobnych faktur), musiał zmienić schemat pracy na księgowanie każdego dokumentu osobno.

W tej samej wersji doszły nowe formularze deklaracji rocznych za 2025 rok — CIT-10Z(7) i PIT-36L(21), ten drugi z nowym polem odliczenia z tytułu zatrudnienia żołnierzy terytorialnej służby wojskowej lub żołnierzy aktywnej rezerwy oraz zmienionym sposobem liczenia dochodu po odliczeniach.

Luty i kwiecień 2026 — KSeF staje się obowiązkiem, nie opcją

Między wersjami producent nie zmienia tylko programu — zmienia się też prawo, do którego program musi nadążać. Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wysyłania faktur do produkcyjnego środowiska KSeF objął podatników o sprzedaży z VAT przekraczającej w 2024 r. 200 mln zł, a samo środowisko produkcyjne przeszło wtedy z wersji 1.0 na 2.0. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek objął praktycznie wszystkich pozostałych podatników VAT. Najmniejsze firmy (niska miesięczna sprzedaż, do ok. 10 tys. zł brutto) oraz wykluczeni cyfrowo mają dodatkowe odroczenie do 1 stycznia 2027 r. — ale i oni już od lutego 2026 r. muszą umieć odbierać faktury zakupowe przez KSeF, nawet bez obowiązku wystawiania własnych.

W praktyce oznacza to, że nawet firma, której obowiązek wystawiania nie dotyczy jeszcze wprost, mogła zacząć dostawać faktury zakupowe wyłącznie przez KSeF — od dostawców energii, operatorów telekomunikacyjnych czy hurtowni, którzy sami już podlegają obowiązkowi. Bez skonfigurowanego odbioru w Optimie takie faktury po prostu nie trafiały do księgowości.

Lipiec 2026 — koniec darmowej komunikacji z KSeF

Ostatnia zmiana, o której trzeba wiedzieć, nie dotyczy funkcji programu, tylko jego kosztu. Wszyscy standardowi klienci Comarch ERP korzystali z bezpłatnej komunikacji z KSeF do 31 lipca 2026 r. Dla klientów na modelu subskrypcyjnym oraz tych, którzy kupili Comarch ERP od 1 czerwca 2025 r. lub później, darmowy okres wydłużono do końca 2026 roku — ale to wyjątek, nie reguła. Od 1 sierpnia 2026 r. większość firm korzysta już z płatnych pakietów Comarch KSeF: od 15 zł netto miesięcznie za 200 dokumentów rocznie, przez 100 zł za 10 000, aż po 600 zł za pakiet powyżej 60 000 dokumentów rocznie. Każdy klient po okresie darmowym ma jeszcze 20 dokumentów bez opłat — to jednak wystarcza na kilka dni pracy przy typowym wolumenie faktur.

Jeśli nie wykupiliście jeszcze pakietu, program sam Was o tym poinformuje — najpierw ostrzeżeniem, gdy limit spadnie poniżej progu (domyślnie 50 dokumentów), a po jego wyczerpaniu komunikatem o zablokowanej wysyłce. Lepiej dobrać pakiet do swojego realnego wolumenu faktur zawczasu, niż dowiedzieć się o limicie w środku wysyłki faktur na koniec miesiąca.

Co z tego wynika

Rok 2026 to dla użytkowników Optimy przejście od dobrowolnego testowania KSeF do sytuacji, w której jest to codzienna, płatna usługa wpięta w każdą wystawioną i odebraną fakturę. Jeżeli w Państwa firmie ktoś jeszcze pyta „czy musimy już to wdrażać" — odpowiedź od kwietnia 2026 r. brzmi: tak, niezależnie od wielkości firmy. Potrzebujecie pomocy przy dobraniu pakietu KSeF, uporządkowaniu księgowań po zmianie wzorów ksiąg, albo przy samej aktualizacji — zapraszamy do kontaktu. Jako Autoryzowany Partner Comarch pomagamy w tym naszym klientom od 2005 roku.