To pytanie często pojawia się w kontekście biur rachunkowych, które zazwyczaj już wdrożyły program SaldeoSMART.

No właśnie, jak przekonać klientów biura do pracy z SaldeoSMART?

W tym artykule przedstawimy Państwu powody, dla których Państwa klienci chętniej zaczną pracować z SaldeoSMART, aby finalnie obie strony — czyli biuro rachunkowe i klienci biura byli jak najbardziej zadowoleni ze współpracy.

Warto jednak wyjść od tego, że, pomimo że mamy już za chwilę 2022 wiele biznesów nie jest przygotowanych lub nastawionych na digitalizację dokumentów i archiwizowanie inaczej niż w formie segregatorów. Może być to niezrozumiałe w dobie coraz częstszego mówienia o ekologii, automatyzacji powtarzalnych prac i szybkiej=lepszej obsługi.

Również zwykłe, ludzkie przyzwyczajenia mogą być częstą i zrozumiałą blokadą. Siła w rozmowie i edukacji. Jeśli klient zrozumie, że on, jak i jego księgowość zyskają na nowym rozwiązaniu i to na wielu płaszczyznach – sam będzie chciał pracować już tylko w taki sposób, ba, innym będzie mówił o tym jak może wyglądać współpraca z księgowością właśnie przez SaldeoSMART.

Co SaldeoSMART może dać z perspektywy klienta biura rachunkowego?

Przedstawiamy 18 powodów, które mogą przekonać klienta Biura Rachunkowego do SaldeoSMART:

1. Ograniczenie bezpośredniego kontaktu z księgowością do minimum; oszczędność czasu, który normalnie poświęca się na przyjazdy do biura księgowego, oszczędność kosztów logistyki i przesyłek dokumentów. [moduł odczyt dokumentów]
2. Szybka i bez kosztowa przesyłka dokumentów; możliwość wysyłki dokumentów w formie skanów bezpośrednio do systemu przez dedykowanego maila, przez zdjęcie z telefonu (aplikacja mobilna, przez dodanie w aplikacji webowej (w przeglądarce na komputerze). [moduł odczyt dokumentów]
3. Prostota i przejrzystość w archiwum dokumentów z rozbudowanym filtrowaniem. [moduł odczyt dokumentów]
4. Dokumenty są dostępne od ręki 24/7 w aplikacji w telefonie lub w przeglądarce na komputerze – ma do nich dostęp równocześnie księgowa jak i klient. [moduł odczyt dokumentów]
5. Możliwość wystawiania faktur sprzedaży bez limitu w j. polskim, angielskim i niemieckim. W dowolnej walucie po kurcie NBP i różnymi stawkami VAT, którą wysyła się z automatu na maila kontrahenta. [moduł komunikacja z klientem]
6. Możliwość wystawiania faktur cyklicznych, zaliczkowych, korekt i faktur końcowych, z automatycznym wysłaniem na maila kontrahenta, [moduł komunikacja z klientem]
7. Możliwość wysyłania przypomnienia o zapłacie faktur lub wezwań do zapłaty dla kontrahentów klientów biur. Można to robić bezpośrednio z systemu, również zbiorczo. [moduł komunikacja z klientem]
8. Prowadzenie i oznaczanie rozliczeń faktur (opłaconych lub do zapłaty) w aplikacji, z jednoczesnym dostępem do bieżących i zarchiwizowanych faktur. [moduł komunikacja z klientem]
9. Możliwość generowania plików przelewów – pozwala to na szybkie i wygodne przygotowanie poleceń zapłaty za faktury zakupowe i towarowe, które importuje się w bankowości elektronicznej. W ten sposób można łatwo kontrolować już opłacone faktury, masowo opłacać niezapłacone faktury, również z MPP (split paymernt) oraz sprawdzać Białą listę przez bank. [moduł komunikacja z klientem]
10. Możliwość generowania raportu kasowego (kasa przyjęła/kasa wydała), [moduł komunikacja z klientem]
11. Możliwość otrzymywania automatycznych przypomnień o płatnościach zaliczek podatkowych i ZUS. [moduł komunikacja z klientem]
12. Podsumowanie księgowe za dany okres w formie kilku czytelnych diagramów. [moduł komunikacja z klientem]
13. Możliwość wyeksportowania zestawienia rozliczeń do excela – analiza finansowa. [moduł komunikacja z klientem]
14. Tworzenie za pomocą Biura Rachunkowego swoich własnych obiegów dokumentów. [moduł obieg dokumentów]
15. Możliwość dodawania do dokumentów pola: „projekt” i wyszukiwanie dokumentów po nazwie projektu lub przypomnienie mailowe do konkretnej daty, którą umieścimy w dodatkowym polu. [moduł obieg dokumentów]
16. Możliwość przechowywania teczek pracowniczych z ich umowami i badaniami lekarskimi oraz przypomnieniami o ich wygasaniu, [moduł komunikacja z klientem]
17. Tworzenie zadań/zapytań dot. konkretnych dokumentów w Saldeo z automatyczną wysyłką do księgowej, [moduł zarządzanie zadaniami]
18. Darmowa aplikacja mobilna, która umożliwi dodawanie faktur np. paliwowych. Będąc w trasie, w prosty sposób – robiąc zdjęcie fakturze, można dodać dokument do systemu w Saldeo. Aplikacja dodatkowo umożliwi także m.in. wystawienie faktury sprzedażowej, czy  zatwierdzenie dokumentu w obiegu. [moduł odczyt dokumentów]

Najczęstsze obiekcje klientów Biura:

• Klient biura rachunkowego ma obawy, że jego księgowa przechowuje dokumenty na zewnętrznym serwerze SaldeoSMART.

Serwery, których właścicielem jest Spółka BrainShare IT (producent SaldeoSMART); zlokalizowane są w Polsce poprzez kolokację w firmie Polcom w Alwernii oraz Skawinie pod Krakowem – posiadają Certyfikat Bezpieczeństwa Data Center ISO 27001 oraz zgodność z TIER 4. Serwery posiadają systemy antypożarowe, a wszelkie logowania są protokołowane.

SaldeoSMART jednocześnie na rok 2021 współpracuje z 3500 polskimi biurami. Na rynku jest od 12 lat.

To powoduje, że aplikacja wyrobiła sobie już mandat społecznego zaufania i dane przechowywane w Saldeo prawdopodobnie są zdecydowanie lepiej strzeżone niż te na komputerach mniejszych biur rachunkowych.

• Moja księgowa ma SaldeoSMART i dzięki temu ma mniej pracy do wykonania, a koszty są te same.

Spryt i automatyzacja to podstawa w III dekadzie XX wieku. To raczej plus, że księgowa, zamiast odtwórczo „wklepywać” dokumenty ma więcej czasu na poznawanie zmian prawnych i lepszą obsługę klienta. Dodatkowo dzięki Saldeo może popełnić mniej błędów, niżby robiła to dalej ręcznie.

• ·Klient chce obsługi tradycyjnej; z kontaktem bezpośrednim i dostarczaniem dokumentów fizycznych do biura. Tradycyjna współpraca jest znacznie bardziej kosztochłonna dla księgowej, więc finalnie również i dla Klienta . Oczywiście, niekiedy lepiej jest spotkać się i obgadać strategiczne kwestie, jednak zwykle, w comiesięcznej rutynie jest to zupełnie zbędne i nieopłacalne. Warto byłoby zmienić przyzwyczajenia i skupić się zatem na przesyłaniu księgowej jak największej ilości faktur sprzedaży lub z jak największymi kwotami.

Podsumowując – warto jasno podkreślać, że współczesne rozwiązania takie jak SaldeoSMART stają się standardem w branży księgowej i nie będzie odwrotu od takich narzędzi. Będą jedynie stawały się coraz bardziej popularne z coraz szerszym zastosowaniem. Warto z nich korzystać jeśli rzeczywiście mogą Państwu pomóc na co dzień. Chociażby po to by praca była szybsza, tańsza i bardziej zdalna niż dotychczas.