Odpowiedź oczywiście brzmi… to zależy. Na koszt wdrożenia systemu do zarządzania firmą składają się różne parametry. W niniejszym artykule przedstawimy elementy składowe bezpośrednio związane z funkcjonalnością i kosztami nowoczesnego systemu ERP.

Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie zawarte w tytule tego artykułu, z prostej przyczyny, systemy ERP powinno się „szyć na miarę” firm, które chcą z nich korzystać. Warto natomiast mieć świadomość jakie elementy składają się na inwestycję i na co zwrócić uwagę, żeby ostateczne jej koszty nie różniły się od zaplanowanego budżetu.

Kwestia wyceny systemu jest stosunkowo prosta i precyzyjna w przypadku małych przedsiębiorstwach, gdzie potrzeba będzie możliwość wystawienia faktur, zarządzania magazynem czy sprzedaży internetowej. W ten czas można zakupić gotowy produkt, który nie wymaga zaawansowanego wdrożenia. Jednak na sam koszt większej, bardziej wymagającej instalacji składa się znacznie więcej czynników. Oczywiście taką wycenę można zamówić i otrzymać z przybliżonymi kosztami wdrożenia jednak warto zwrócić uwagę czy nic nie zostało pominięte, aby ostateczne koszty inwestycji nie okazały się zaskoczeniem. Często niestety najtańsze możliwości mogą nie zawierać wielu istotnych, wręcz niezbędnych elementów.

Co bezpośrednio ma wpływ na koszt systemu ERP?

Licencje

Znając dobrze firmę powinniśmy bez problemu określić potrzeby konkretnych działów, a także ich liczbę stanowisk pracy. Licencje będą potrzebne, a tym samym skalkulować koszt ich zakupu. Generalnie, producenci oprogramowania udostępniają cenniki, w których możemy sprawdzić koszt poszczególnych modułów i przede wszystkim zweryfikować ich funkcjonalności. Trzeba też dokładnie zapoznać się z warunkami licencjonowania, bo pozornie najtańsze licencje mogą generować dodatkowe koszty w przyszłości. Zdarzają się bowiem licencje przypisane do użytkownika nazwanego czy licencje udzielane terminowo.

W przypadku doboru ilości i formy licencji (dostępu) do oprogramowania należy zorientować się przede wszystkim czy pracownicy będą potrzebować korzystać z systemu ERP w jednym czasie w sposób autonomiczny, czy też będą mogli korzystać z licencji w sposób naprzemienny. Wtedy również trzeba podjąć decyzję czy chcemy wykorzystywać oprogramowanie wynajmowane z ostatnio coraz bardziej popularnej tzw. „chmury”, na zasadzie łączenia się na serwery zewnętrzne, wraz z przechowywaniem poufnych danych na owych serwerach. Czy też wolimy mieć oprogramowanie na własnej infrastrukturze, jednocześnie inwestując w nie jednorazowo dużo więcej pieniędzy niż w pierwszej opisanej możliwości.

Analiza przedwdrożeniowa będzie niezbędna

Podstawą każdego wdrożenia systemu ERP jest profesjonalna analiza przedwdrożeniowa. Cały proces rozpoczyna się właśnie na etapie określenia potrzeb pracowników i dopasowania rozwiązań zaspokajających te potrzeby. Zwykle jednak taka analiza w firmach małych i średnich to okres kilku do kilkunastu godzin. Jakość wykonania analizy w ogromnym stopniu determinuje sukces całego projektu. Należy uważać na oferentów, którzy ten etap traktują mało skrupulatnie.

Wdrożenie systemu ERP

Wdrożenie to pojęcie bardzo różnie rozumiane przez dostawców. Analizując oferty trzeba zwrócić uwagę jakie usługi ujęte zostały w ramach tego procesu i jaki jest dokładnie ich zakres. Te tańsze mogą nie uwzględniać elementów takich jak wsparcie posprzedażowe (telefoniczne lub dedykowany pracownik integratora wspomagający pracujących na systemie na miejscu) czy szkolenia pracowników. Takie elementy, nie uwzględnione w pierwotnej wycenie mogą słono kosztować przedsiębiorcę gdy okażą się niezbędne w trakcie wdrożenia.
Zgodnie z naszymi standardami oraz naszego partnera Comarch, kompletna usługa wdrożeniowa powinna obejmować następujące elementy:
• instalacja systemu,
• konfiguracja,
• migracja danych,
• szkolenia pracowników,
• asysta techniczna,
• implementacje.

Infrastruktura sprzętowa

Tak jak zostało przy opisywaniu zakupu licencji – wdrażanie nowego systemu często wymaga inwestycji w odpowiednią infrastrukturę sprzętową firmy, na którą mogą się składać serwery, komputery, drukarki, urządzenia POS i inne. W ślad za tym idzie konieczność wyboru i zakupu systemów operacyjnych i oprogramowania bazodanowego. Nie należy też zapominać o zwiększonym zapotrzebowaniu na dostęp do internetu, ochronie antywirusowej i backupie danych. Dokładne oszacowanie przez firmy wdrażające kosztów inwestycji w obszarze infrastruktury jest możliwe jeżeli firma rzetelnie oszacuje swoje zasoby w tym obszarze.

Wdrożyliśmy i co dalej?

Szacując koszty digitalizacji firmy, nie można zapominać o tych, które wykraczają poza okres wdrożenia. Przede wszystkim nasuwa się tu kwestia aktualizacji oprogramowania oraz dodatkowej obsługi technicznej – asysty. Ważne, aby producent zapewniał w ramach tzw. upgrade’u dostęp do każdej nowej wersji systemu a tym samym zgodność oprogramowania ze zmieniającymi się przepisami prawa. W przeciwnym wypadku podnoszenie wersji, czy też konieczność dostosowania się do nowych przepisów, może finansowo zaskoczyć firmę. Jednocześnie należy sprawdzić, czy producent regularnie wypuszcza nowe wersje oprogramowania na rynek uzbrajając je w nowe funkcjonalności. Wiele firm utrzymuje odrębne wersje dla różnych Klientów, nie tworząc w ten sposób jednorodnego standardu i każdy rozwój funkcjonalny jest odrębnie płatny.
Serwis oprogramowania, który może się okazać konieczny to trudny do przewidzenia koszt.