CRM jest rozbudowanym narzędziem do planowania obsługi klienta. W zależności od potrzeb i profilu działalności firmy można wykorzystywać go na różne sposoby. Moduł ten można więc zaprzęgnąć do następujących działań:

  • rejestracja i planowanie kontaktów z klientami,
  • planowanie zadań w terminarzu,
  • rejestracja wykonanych czynności,
  • grupowanie zadań, nadawanie im różnych priorytetów,
  • przydzielanie zadań do konkretnych pracowników,
  • definiowanie faktur cyklicznych,
  • obsługa firmowej skrzynki e-mailowej,
  • przygotowanie ofert handlowych, w tym tworzenie ich wzorców.

Poszczególne funkcjonalności modułu mogą być ze sobą w łatwy i przejrzysty sposób wiązane.

Dodatkowym atutem modułu CRM plus jest mechanizm automatycznej windykacji należności. W zależności od preferencji moduł może automatycznie wysyłać e-maile do zalegających kontrahentów, tworzyć zadania związane z takimi kontrahentami, a nawet zablokować możliwość sprzedaży dla nich.

CRM - Zarządzanie relacjami z Klientami i planowanie pracy

Duża konkurencyjność na rynku MSP wymaga od przedsiębiorców wysokiej jakości obsługi klientów, szybkiego kojarzenia zdarzeń i gromadzenia informacji na temat otoczenia. Planowanie kontaktów, ewidencjonowanie przeprowadzonych spotkań, rozmów telefonicznych oraz przydzielanie zadań pracownikom – to czynności konieczne, aby właściwie zarządzać kontaktami z klientami.

Potrzeby w zakresie CRM zależą od wielkości firmy, jak i specyfiki jej działania, dlatego moduł Comarch ERP Optima CRM obejmuje procesy o różnym zaawansowaniu:

  • rejestrację kontaktów z klientami w najprostszej postaci (klient, data, rozmawiający, opis przebiegu rozmowy, czas rozmowy, itd.),
  • harmonogramowanie zadań i rejestracja wykonanych czynności (opiekun zadania, termin realizacji zadania, priorytet, procent wykonania zadania, itd.),
  • ustalanie procedur obsługi klienta (stosowane np. przez biura rachunkowe),
  • faktury cykliczne – automatyczne generowanie wielu faktur dla wielu podmiotów,
  • obsługę firmowe skrzynki poczty elektronicznej,
  • przygotowanie oraz obsługę ofert handlowych.

Formularz kontaktu

Rejestracja klientów i zadań
Moduł CRM umożliwia przypisywanie zadań, które powinny być wykonane, w ramach konkretnych kontaktów. Zadania mogą być podzielone na główne oraz powiązane z nim zadania szczegółowe.

Zintegrowanie z pozostałymi modułami umożliwia kojarzenie z kontaktem lub zadaniem innych dokumentów oraz plików zarejestrowanych w systemie.

Przydzielanie opiekuna do zadania
Każdy kontakt/zadanie może mieć opiekuna/pracownika odpowiedzialnego. Funkcjonalność ta umożliwia szybkie rozdysponowanie pracy pomiędzy pracowników. Dodatkowo pracownik może w szybki sposób wskazać procentowo stopień realizacji lub etap, na jakim znajdują się dane zadania.

Terminarz
Graficzny terminarz umożliwia wizualizację zadań z możliwością dodawania nowych, lub edycji widniejących w nim zadań. Operator programu widzi te zadania, które zostały do niego przypisane. Terminarz może być wykorzystywany również przez przełożonego, który będzie miał możliwość kontroli czasu pracy pracowników, sprawdzenia postępu realizacji, modyfikacji czy też dodania nowych zadań.

Terminarz

 Faktury cykliczne
Funkcjonalność ta daje możliwość stworzenia schematów faktur cyklicznych, na podstawie których będą generowane faktury w module Handlowym, dla wielu podmiotów jednocześnie. Moduł umożliwia wyznaczenie dla każdego podmiotu indywidualnych ilości i cen, jakie mają znaleźć się na poszczególnych fakturach.

Skrzynka pocztowa
Skrzynka pocztowa umożliwia wysyłanie i odbieranie e-maili za pomocą konta zdefiniowanego w Comarch ERP Optima. Funkcjonalność ta może być wykorzystywana na przykład do seryjnego wysyłania wydruków faktur, ponagleń zapłaty, potwierdzeń sald, not odsetkowych, deklaracji pracowniczych czy kwitków wypłat.

Możliwe jest zdefiniowanie wzorca podpisu jaki ma się pojawiać na formularzu wiadomości e-mail, można również tworzyć wzorce szablonów wiadomości e-mail. Użytkownik ma możliwość seryjnego wysłania faktur dla różnych kontrahentów jednym e-mailem (np. w przypadku faktur abonamentowych wysyłanych do różnych kontrahentów) - utworzy się jeden formularz e-mail, ale wiadomości zostaną automatycznie wysłane do różnych odbiorców. Wysyłane wiadomości są zapisywane w skrzynce pocztowej w odpowiednich folderach.

Ofertowanie
W module CRM możliwe jest tworzenie ofert handlowych. Oferta Handlowa to propozycja sprzedaży towarów albo usług, która określa istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Na dokumencie oferty handlowej, dla potencjalnego klienta ważne są referencje, informacje o firmie oraz produkcie, który oferujemy do sprzedaży, cena tego produktu, promocje. Oferta powinna być jasna, estetyczna, musi przyciągać uwagę oraz zawierać najbardziej potrzebne informacje.

Lista ofert handlowych

W ofertowaniu operator może wystawić jedną Ofertę Handlową dla jednego kontrahenta albo jedną Ofertę Handlową dla wielu kontrahentów równocześnie. Taki dokument zostanie zapisany w programie na liście dokumentów ofertowych. Utworzoną Ofertę Handlową, operator będzie mógł wydrukować wykorzystując jeden ze zdefiniowanych w programie szablonów ofertowych, albo wykorzystując własny (zdefiniowany przez siebie) szablon dokumentu ofertowego.

Zapisaną Ofertę Handlową można wydrukować, a także wysłać do kontrahentów drogą mailową.

Jeżeli któryś z kontrahentów zdecyduje się na skorzystanie z otrzymanej oferty, to wystawioną wcześniej ofertę będzie można przekształcić do dokumentu Faktury Pro Forma lub Faktury Sprzedaży.

Za pomocą ofertowania w Comarch ERP Optima można obsłużyć dwa podstawowe scenariusze handlowe:

  • Generowanie oferty dla pojedynczego Klienta – ta funkcjonalność jest wykorzystywana w sytuacji, gdy do firmy przychodzi Klient i prosi o wycenę towaru, który planuje kupić (takie sytuacje mają często miejsce w branży budowlanej np. przy zakupie okien). W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla jednego Klienta.
  • Seryjne generowanie oferty dla wybranych kontrahentów – ta funkcjonalność jest wykorzystywana, gdy firma decyduje się na promocję swoich towarów dla wielu Kontrahentów równocześnie. W programie zostanie utworzony jeden dokument Oferty Handlowej dla wielu kontrahentów.

Wybór Comarch ERP Optima CRM to:

  • Słały wgląd w dokumentację i pliki powiązane z danym kontaktem lub zadaniem, dzięki pełnej integracji z pozostałymi modułami programu Comarch ERP Optima,
  • Szybkie i łatwe filtrowanie i analizowanie poszczególnych wątków różnych kontaktów, poprzez powiązanie ze sobą kontaktów i zadań w jednym temacie,
  • Bieżąca kontrola stopnia realizacji zadania, lub zaplanowanych kontaktów,
  • Czytelny podgląd zaplanowanych zadań w terminarzu, co ułatwia zorganizowanie pracy na dany dzień, tydzień czy nawet miesiąc,
  • Możliwość tworzenia alertów przypominających o zbliżającym się terminie wykonania zadania lub kontaktu z klientem (bezpłatny dodatek Przypominacz), odciąży Twoją pamięć z wielu dat i godzin, dzięki czemu nigdy się nie spóźnisz z realizacją,
  • Faktury cykliczne, dzięki którym unikniesz wielu błędów i znacznie przyspieszysz pracę, podczas wystawiania cyklicznych faktur dla wielu kontrahentów.

Strona w fazie rozbudowy. Wszelkie prawa zastrzeżone. Aidem Art || ul. Ogrodowa 15/1 || 61-821 Poznań